Comment utiliser Expeditor I-Net avec Oxatis ?


La Poste propose le logiciel Expeditor I-Net, pour préparer et gérer l'envoi de colis. Vous pouvez imprimer vos étiquettes colis à partir des informations des commandes Oxatis. Cette aide a pour but d'apprendre à configurer Expeditor I-Net, à transférer vos commandes Oxatis dans le logiciel, puis à renvoyer vos numéros de colissimo dans votre suivi des commandes Oxatis.

La procédure de mise en route du lien Oxatis/Expeditor I-Net se déroule en 5 points :
  • 1) Configuration d'Expeditor I-Net

  • 2) Transfert des données depuis Oxatis vers Expeditor I-Net

  • 3) Exportation des numéros de suivi Colissimo depuis Expeditor I-Net

  • 4) Création d'un état d'avancement Oxatis

  • 5) Mise à jour du suivi des commandes à partir du fichier d'Expeditor I-Net
 
 1) Configuration d'Expeditor I-Net

Pour que le logiciel Expeditor I-Net soit capable de récupérer tous les champs transmis par Oxatis, vous devez effectuer une configuration spéciale dans le programme.

Ce paramétrage doit être effectuée uniquement la première fois que vous utilisez Expeditor I-Net.

Vous devez définir dans Expeditor I-Net un exemple de format de fichier compatible avec Oxatis. La première étape consiste donc à créer un format d'import/export avec les bons champs.
  • Cliquez dans le menu [Utilitaires \ Définition de format de fichier] pour faire apparaitre une boite de dialogue. Dans le cadre "Sélectionnez le format de votre fichier destinataire", appuyez sur le bouton [Spécifique].

  • Répondez "Non" à la question posée.

  • Dans la page "Type de fichier", sélectionnez l'option "Champs délimités", puis cliquez sur [Suivant].

  • Dans la page "Choix des séparateurs", sélectionnez :

    • le ; dans l'option séparateur de champs
    • le " dans l'option délimiteur de champs
    • le CRLF dans l'option caractère de fin de ligne

    puis cliquez sur [Suivant].

  • Dans la page "Ordre des champs dans le fichier", ordonnez les champs comme ci-dessous :

    • N°1 : Code destinataire
    • N°2 : Nom destinataire
    • N°3 : Adresse 1
    • N°4 : Adresse 2
    • N°5 : Adresse 3
    • N°6 : Code postal
    • N°7 : Commune
    • N°8 : Code pays
    • N°9 : Instruction de livrason
    • N°10 : Téléphone
    • N°11 : Date dernière expédition
    • N°12 : Adresse 4

    Cliquez sur le bouton [Valider] puis sur [Fermer].
Le logiciel Expeditor I-Net est donc désormais paramétré pour recevoir le fichier des commandes Oxatis.

 
 2) Transfert des données depuis Oxatis vers Expeditor I-Net

La seconde étape consiste à générer une exportation des commandes Oxatis dans un fichier dédié à Expeditor I-Net.

Dans Oxatis :
  • Cliquez sur le menu [Commerce \ Suivi des commandes].
    • Sélectionnez les commandes souhaitées.

  • Dans la liste déroulante sous le tableau des commandes, choisissez l'option :
    • "Exporter les commandes vers Expeditor I-Net (Coliposte)" puis cliquez sur [Exécuter].

  • Cliquez sur le lien "Cliquez ici pour télécharger le fichier généré" pour sauvegarder le fichier sur votre PC.
Une fois le fichier à disposition, vous pouvez importer ces données dans le logiciel Expeditor I-Net.

Dans Expeditor I-Net :
  • Cliquez sur l'icône [Destinataires] > [Importer].

  • Sélectionnez le fichier exporté depuis Oxatis sur votre disque dur, puis choisissez le mode "Création" ou "Mise à jour" en fonction de vos besoins.

    "Création" efface les adresses précédemment importées, tandis que "Mise à jour" ajoute ou corrige les adresses sans effacer les précédentes.
Vous pouvez désormais utiliser les données des commandes dans le logiciel pour créer vos bordereaux d'expédition.

 
 3) Exportation des numéros de suivi Colissimo depuis Expeditor I-Net

Vous pouvez donc imprimer vos étiquettes colis, mais vous souhaitez également renvoyer à vos clients, un email avec le numéro de colissimo suivi, afin que vos clients puissent suivre l'avancement de leur livraison sur le site de ColiPoste.

Expeditor I-Net permet de créer un fichier avec le numéro de commande et le numéro de suivi.

Une fois l'ensemble de vos bordereaux générés avec Expeditor I-Net, il vous faut réaliser une exportation de fichier dans lequel seront portés les numéros de colis ColiPoste et les références des commandes.
  • Cliquez sur [Gestion], puis sur [Exporter]

  • Indiquez le chemin et le nom du fichier qui contiendra les colis exportés.

  • Sélectionnez dans le tableau de droite les champs souhaités avec impérativement "NumeroColis" et "CodeDestinataire", puis renseignez la période correspondant à l'expédition.
Il suffit donc de récupérer ces informations dans votre site Oxatis, pour notifier vos clients via la gestion de l'historique des états d'avancement dans le suivi des commandes Oxatis.

 
 4) Création d'un état d'avancement Oxatis

Afin de notifier vos clients en une seule fois, il est utile de définir un état d'avancement dédié à cette opération. Le modèle de message contiendra les variables #ORDERID# et #NumeroColis#
qui seront remplacées, à l'envoi des messages, par les numéros de commande et de suivi correspondants.

Nous vous conseillons de créer un état d'avancement pour le suivi des commandes dans Oxatis.

Cette configuration doit simplement être effectuée la première fois que vous utilisez Expeditor I-Net.
  • Cliquez sur le menu [Commerce\Suivi des commandes]

  • Cliquez sur le bouton [Editer les états d'avancement]

  • Cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter], puis sur [Créer une fiche vierge].

  • Définissez les "Noms" puis formatez le commentaire de la manière suivante :

    ---

    Cher #CUSTOMERNAME#,

    Votre commande #ORDERID# a été expédiée aujourd'hui par Colissimo. Votre numéro de colis est le #NumeroColis#.

    Pour suivre l'envoi de votre commande, utilisez le numéro ci-dessus et rendez-vous sur le site Coliposte: http://www.coliposte.net/gp/services/main.jsp?m=10003005

    ---

  • N'oubliez pas de cocher les options pour publier, envoyer et mettre à jour cet état d'avancement, définissez une couleur, puis cliquez sur [Sauver].
Cet état d'avancement est compatible avec un traitement par lots sur les commandes, donc un envoi en masse de notifications de commande.

 
 5) Mise à jour du suivi des commandes à partir du fichier d'Expeditor I-Net

L'étape finale consiste à importer le fichier csv Expeditor I-Net dans le suivi des commandes, puis d'utiliser l'état d'avancement spécialement créé, pour notifier tous les clients de leur numéro de suivi colis.
  • Cliquez sur le menu [Commerce \ Suivi des commandes].

  • Dans la liste déroulante des actions en bas de page, sélectionnez l’"importation de fichier CSV" puis cliquez sur le bouton [Exécuter].

  • Sélectionnez ensuite le fichier CSV exporté depuis Expeditor I-Net et choisissez le délimiteur "point virgule(;)", puis cliquez sur [Configurer l'exportation du fichier CSV]

  • Identifiez la colonne qui contient les numéros de commande en choisissant : "CodeDestinataire" puis cliquez sur [Importer le Fichier CSV]

  • Choisissez l'état d'avancement créé au chapitre 4 puis cliquez sur [Enregistrer le nouvel état]
Toutes les commandes concernées sont automatiquement modifiées avec le nouvel état d'avancement. Les clients sont notifiés par email et les états d'avancement sont enregistrés dans l'historique de suivi. Vos clients peuvent également consulter leur commande via le composant Votre Compte.
 

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