Comment mettre à jour l'état d'avancement de plusieurs commandes simultanément ?

Le but de cette aide en ligne est de simplifier la modification des états d’avancement d’un ensemble de commandes Oxatis, notamment pour envoyer le numéro de suivi colis à vos clients.

Cette opération passe par plusieurs étapes :

1) La création d'un fichier CSV
2) L'utilisation des données du fichier CSV dans un état d'avancement personnalisé
3) La mise à jour du suivi des commandes à partir du fichier CSV

L'importation d'un fichier CSV permet d'adresser des messages personnalisés à vos clients en "injectant" des tags qui reprennent les titres des colonnes présentes dans le fichier CSV importé.

Ces tags seront alors automatiquement remplacés par la valeur correspondante provenant du fichier CSV lors de la mise à jour de l’état d’avancement.
 
 1) Créer un fichier CSV

Un fichier CSV (Comma Separated Values en anglais) est un simple fichier texte où les valeurs sont le plus souvent séparées par des virgules ou des points-virgules.

Il y a deux manières simples de créer un fichier CSV :
  • en éditant un fichier texte (avec le bloc note Windows, par exemple) que vous sauvegarderez avec une extension .csv à la place de .txt.
  • en utilisant un tableur comme Microsoft Excel, il vous suffit alors de sauvegarder le fichier en choisissant le type CSV dans la liste de formats proposés par le logiciel.
N.B: Lorsque vous enregistrez un fichier CSV avec Microsoft Excel, nous vous recommandons de sélectionner préalablement en surbrillance les cellules "utilisées" de la feuille de calcul afin d'éviter que des cellules "vides", correspondant à des lignes inutilisées, ne soient ajoutées à la sauvegarde.

La seule condition pour qu'un fichier CSV soit exploitable par Oxatis afin de mettre à jour les états d'avancement de vos commandes, est que ce dernier contienne une colonne indiquant le numéro des commandes. Le nom de cette colonne est libre. A l'importation, le système demandera simplement d'indiquer quelle colonne représente le numéro des commandes.

Ni le nombre de colonnes de la liste, ni le contenu des "cellules" du fichier CSV ne sont limités. chaque cellule peut ainsi contenir un nombre, un mot, une date ou même une phrase complète.

La virgule est le séparateur le plus fréquemment utilisé, toutefois, si vous souhaitez transférer certaines consignes personnalisées sous forme de "phrases", susceptibles de contenir elles-même des virgules, nous vous conseillons d'utiliser le point-virgule comme séparateur.

Veillez à ne pas utiliser de caractères spéciaux pour les noms des
entêtes des colonnes. N'utilisez pas d'accents, pas d'apostrophes, ni ce caractères exotiques comme le caractère "°". Voici des exemples de ce qu'il NE FAUT PAS utiliser : NuméroCommande, N°Commande, Dated'expedition

Voici un exemple de fichier CSV en format Texte :

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OrderRef;TrackingNumber;ShippingMode;Message;ShippingDate
22334;8D00432154798;Coliposte;;15/12/2009
22328;000123-ABC;TNT;La livraison devrait être effectuée le 17/12/2009 entre 14h et 18h;15/12/2009
22368;7E00452154456;Coliposte;;15/12/2009

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  • Le séparateur utilisé ici est le ;
  • OrderRef représente le numéro de commande Oxatis. C'est la seule colonne obligatoire du fichier CSV. Toutes les autres colonnes sont optionnelles. Vous êtes libre d'en utiliser autant que de besoin.
  • TrackingNumber est ici un numéro de suivi de colis.
  • ShippingMode désigne le transporteur.
  • La colonne Message a été créée pour permettre de transmettre une information complémentaire au client.
  • ShippingDate a été ajouté pour indiquer la date d'expédition.
Vous pouvez constater qu'en dehors de la colonne "OrderRef" contenant les numéros de commandes, les valeurs des autres colonnes sont facultatives. Ainsi, seule une des trois cellule de la colonne Message a une valeur.

Si vous éditez le fichier avec le BlocNote Windows, il suffit simplement de mettre le séparateur pour indiquer au système que la cellule est vide, mais dans Excel on peut laisser des cellules vides.

Voici le même fichier dans Microsoft Excel :



Pour obtenir un fichier CSV à partir d'un fichier Excel, vous pouvez sélectionner Fichier > Enregistrer Sous > Type de fichier : CSV (séparateur: point-virgule)

 
 2) Comment utiliser les données du fichier CSV avec Oxatis
Pour utiliser les valeurs présentes dans votre fichier CSV, il vous suffit d'indiquer les noms des entêtes des colonnes, précédées et suivies du caractère #.

Dans notre exemple, les numéros de suivi pour la livraison sont listés dans la colonne TrackingNumber, en indiquant le tag #TrackingNumber#.

Dans le commentaire, ce tag sera automatiquement remplacé, lors de la mise à jour de l’état d’avancement, par la valeur correspondante provenant du fichier CSV. Il en va de même pour la date d'expédition qui pourra être transmise en insérant #ShippingDate# dans le texte de votre message, etc.

Le système propose également, comme dans la fonctionnalité "Modifier l'historique des états d'avancement", les 2 tags suivants, indépendants de votre fichier CSV :
  • #CUSTOMERNAME# le nom de l'utilisateur
  • #ORDERID# Le numéro de commande (identique ici à #OrderRef#)
Voici un exemple de message qui permettrait d'utiliser les données du fichier csv donné au chapitre précédent :

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Cher #CUSTOMERNAME#,

Votre commande #ORDERID# a été expédiée le #ShippingDate# par #ShippingMode#. Votre numéro de colis est le #TrackingNumber#.

#Message#

Cordialement

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Pour la commande 22328, le message serait alors :

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Cher Henri Dupont

Votre commande 22328 a été expédiée le 15/12/2009 par TNT. Votre numéro de colis est le 000123-ABC.

La livraison devrait être effectuée le 17/12/2009 entre 14h et 18h.

Cordialement.

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Ce message peut être saisi manuellement au moment de l'importation du fichier CSV. Toutefois, si vous comptez recourir fréquemment aux traitements par lots pour mettre à jour les états d'avancement de vos commandes, il peut être utile de définir un modèle d'état d'avancement dédié à cette opération.

Cliquez alors sur le menu [Commerce\Suivi des commandes].

Cliquez sur le bouton [Editer les états d'avancement].

Cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter], puis sur [Créer une fiche vierge].

Définissez les champs "Noms" puis insérez le commentaire en utilisant les tags comme décrit précédemment.

N'oubliez pas de cocher les options pour publier, envoyer et mettre à jour cet état d'avancement, définissez une couleur, puis cliquez sur [Sauver].

Cet état d'avancement sera compatible avec un traitement par lots sur les commandes, donc un envoi en masse de notifications de commande.
 
 3) Procédure de mise à jour du suivi des commandes à partir du fichier CSV

Cliquez sur le menu [Commerce\Suivi des commandes].

Dans la liste déroulante affichée sous le tableau des commandes, choisissez l'option :

"Importer un fichier CSV " puis cliquez sur [Exécuter].
Sélectionnez ensuite le fichier CSV sur votre ordinateur et choisissez le délimiteur approprié. Dans l'exemple cité au chapitre 1, il s'agit du "point virgule(;)", puis cliquez sur [Configurer l'exportation du fichier CSV]

Identifiez la colonne qui contient les numéros de commande, dans notre exemple il s'agit de  OrderRef, puis cliquez sur [Importer le Fichier CSV].

Choisissez un état d'avancement créé spécialement pour le type de fichier que vous avez importé, ou saisissez le texte du message en vous inspirant des indications fournies au chapitre précédent.

Cliquez ensuite sur [Enregistrer le nouvel état].

Toutes les commandes concernées sont automatiquement modifiées avec le nouvel état d'avancement. Les clients sont notifiés par email et les états d'avancement sont enregistrés dans l'historique de suivi. Vos clients peuvent également consulter leur commande via le composant Votre Compte.
 

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