Suivi des commandes

 Présentation
Le composant de suivi des commandes est un outil très complet permettant de gérer toutes les étapes de la vie d'une commande. Vos commandes sont visibles depuis le menu : [Commerce \ Suivi des commandes]

Vous disposez d'une grande marge de manoeuvre pour le configurer. Ceci étant, avant de personnaliser cet outil, il est très important de bien comprendre les différents éléments associés à la description d'une commande et les différents scénarii qui peuvent se présenter lors d'une commande.

Depuis cette page, vous pouvez créer et personnaliser les états d’avancements, activer la facturation des commandes. Vous avez également accès aux statistiques des commandes.

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  1. Visualiser la commande
  2. Le bon de commande est visible en cliquant sur le numéro de la commande.

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    Vous pouvez également sélectionner les colonnes que vous souhaitez afficher via le bouton .

    Cliquez sur le nom de la colonne pour la désactiver, celle-ci sera alors barré. Vous pourrez ensuite la réactiver en cliquant de nouveau sur le nom.



  3. Relation client

    • En cliquant sur le nom du client, il est possible de contacter le client par mail.
    • L’icone permet de visualiser l’historique des commandes d’un client.
    • Il est possible d’éditer les informations de la fiche client en cliquant sur l’icone .


  4. Action sur la commande
  5. L’icone permet d’agir sur la commande. Cette vue permet différente action sur la commande.

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    Le bouton , permet de valider manuellement la commande. Son utilisation est nécessaire dès lors que la commande a été réglée via un paiement générique de type : chèque, virement ...

    Le bouton annulera la commande mais ne la supprimera pas. Elle sera toujours visible dans votre backoffice. Lors de l'annulation de la commande, vous pouvez décider ou non de mettre à jour le stock des articles associés à cette commande.

    Le bouton supprimera définitivement la commande. Elle ne sera plus visible dans le suivi des commandes.

    Le bouton permet de recharger une commande dans le MOTO. Cette action est à effectuer lorsque vous souhaitez appliquer des modifications sur une commande.
  6. Proprietés de la commande
  7. L’icone permet d’agir sur les propriétés de la commande.

    Note
    : il n’est pas possible de modifier les quantités ou les produits de la commande à ce niveau. De plus, une commande facturée ne peut également pas être modifiée ou supprimée.

  8. Etats d’avancement
  9. L’icone permet de gérer les états d’avancement.
    Plus d'informations : Les états d’avancement des commandes.
 
 L'état du paiement

Lorsqu'un visiteur passe une commande sur votre site, celle-ci est automatiquement enregistrée et vous recevez une notification par e-mail (A ce propos, n'oubliez jamais que les mails n'ont pas une fiabilité à 100% et que seule la liste des commandes disponible dans l'administration de votre site fait foi). Si vous vendez des biens immatériels (des fichiers à télécharger) et que vous utilisez un processeur de paiement instantané (qui donne une réponse immédiate à la validité d'une transaction) vous n'avez rien à faire par la suite car le processus est entièrement automatisé. Le client recevra avec sa facture par e-mail les instructions nécessaires au téléchargement des fichiers pour lesquelles il a acquis des droits. Cependant, il y a de fortes chances que vous vendiez des biens matériels qui nécessitent une expédition des produits. Dans ce cas, il est indispensable de comprendre l'importance de l'état du paiement car c'est lui qui dicte la suite à donner à la commande.

Le tableau suivant résume les différents états du paiement et les actions qui sont induites :
Etat du paiement Description Action(s)
Cet état du paiement est un cas particulier lié au paiement sur Internet. En effet, dans la majorité des cas, l'opération de paiement (le moment où l'acheteur entre les coordonnées de sa carte bancaire) s'effectue sur un serveur bancaire (appartenant à la banque du commerçant.) Avant l'appel de cette page la commande est donc enregistrée dans votre base de données pour le suivi des commandes et positionnée dans cet état théoriquement provisoire. Il se peut que l'acheteur renonce par la suite à effectuer le paiement alors qu'il se trouve sur le site de la banque en fermant son navigateur Internet. Dans ce cas, les serveurs Oxatis ne reçoivent pas forcément une notification confirmant cette action d'abandon et la commande reste donc en l'état. En conclusion, une commande dans cet état est à considérer comme une commande abandonnée. Vous pouvez la visualiser à titre indicatif mais aucune action n'est nécessaire de votre part, à moins que vous ne souhaitiez essayer de contacter le client pour en savoir plus ! Considérer la commande comme abandonnée. Pas d'action particulière à effectuer.

et réception d'un e-mail d'erreur de votre banque
Le client a rempli son panier d'achat, validé sa commande et souhaité payer. Le système Oxatis a donc enregistré la commande sous l'état "En attente du paiement". Par la suite le client a payé sur la page de paiement sécurisé de votre banque et le paiement a été accepté par celle-ci. Cependant les serveurs de votre banque n'ont pas pu confirmer cette validation de paiement aux serveurs Oxatis (de nombreuses explications sont possibles en particulier un problème de charge du réseau Internet), donc cette commande est restée (chez Oxatis) dans l'état "En attente du paiement". Bien souvent, dans un tel cas, votre banque vous envoie un mail "procédure de secours" pour vous indiquer ce problème et vous confirmer le paiement. Passer manuellement la commande en "Paiement confirmé" et de la traiter comme les commandes qui atteignent directement cet état.
Cet état de paiement est propre au paiement par chèque et à certains processeurs de paiement. Il indique que la conclusion du paiement nécessite une intervention de votre part. Dans le cas du paiement par chèque, c'est à la réception du chèque que vous pourrez faire évoluer l'état du paiement vers le paiement confirmé.

Certains processeurs de paiement (comme Stream Paiement) ne donnent pas une réponse instantanée (en temps réel) quant à la validité du paiement. Ils vous notifient par e-mail dans les minutes ou les heures qui suivent la transaction pour vous indiquer l'acceptation ou non du paiement. C'est à la réception de cette information que vous serez amené à modifier l'état du paiement pour confirmer ou non le paiement.
Pour le chèque : Attendre la réception du chèque. Eventuellement relancer le client par e-mail si le paiement n'intervient pas dans les 5 jours.

Pour les processeurs de paiement à confirmation différée : attendre la confirmation. Si celle-ci tarde à venir, n'hésitez pas à contacter l'organisme de paiement pour en comprendre la raison.

Passez la commande en paiement confirmé à la réception du chèque ou de la notification du processeur de paiement.
Cet état de paiement indique clairement que les tentatives de paiement ont échouées et que le serveur bancaire n'a pu accepter le moyen de paiement choisi par l'utilisateur.

Note : vous pouvez aussi, changer une commande vers cet état dans le cadre d'un chèque refusé par votre banque ou d'une suspicion de fraude sur l'adresse de livraison.
Ne rien faire.
Le paiement est confirmé. Cet état peut être positionné automatiquement dans deux cas :
Cas 1) le paiement a été effectué en ligne via une interface bancaire et celui-ci a été confirmé par la banque.
Cas 2) vous utilisez le paiement par contre remboursement et la commande a été enregistrée. Le paiement étant indispensable à la réception des produits, celui-ci est donc implicitement confirmé.
Dans le cas où le paiement a été effectué par un organisme bancaire, il est conseillé de vérifier la validité du paiement dans les journaux de transactions fournis sur le site de l'organisme de paiement.
Cet état correspond à un cas rare lié à un problème technique. Le suivi de la commande n'a pas pu être effectué de manière automatisé. Vous devez suivre votre commande via le tableau de bord de votre banque.

Une fois le paiement confirmé, vous devez alors prendre les mesures pour expédier le ou les produits à votre client. C'est à ce moment que l'état d'avancement de la commande et l'historique prennent tout leur sens.

Plus d'informations: Les états d’avancement des commandes
 
 Traitement par lot sur les commandes

L'impression des commandes peut se faire par lot. Pour cela, il vous faut sélectionner les commandes que vous souhaitez imprimer puis choisissez l'option "Imprimer les commandes dans la liste déroulante.

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Puis cliquez sur le bouton .
 

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