Personnalisation des e-mails

 Introduction
La personnalisation des emails est une fonctionnalité importante à mettre en œuvre. En effet, il s'agit de la première image de votre société qui sera transmise par email au client lors de la création de son compte. C'est donc le premier email que va recevoir votre client.

Les différents composants du système Oxatis (comme par exemple le panier d'achat) peuvent envoyer des e-mails à vos utilisateurs ou vos clients. Il est possible de personnaliser en partie l'apparence de ces messages pour y insérer votre logo ou les coordonnées de votre société. Pour cela vous devez créer un modèle décrivant l'entête et le pied du message. En plus de la personnalisation de l'aspect, d'autres informations (comme l'e-mail de l'expéditeur ou le sujet du message) peuvent être associées au modèle.
 
 1ère étape
La première étape consiste à cliquer sur le menu [Site \ Personnalisation des emails], bouton [Ajouter].
L'onglet "Général" permet de choisir le type de modèle, la langue et l'adresse e-mail expéditrice. Par défaut, c'est l'adresse renseignée au niveau du menu [Compte > Propriétés du titulaire du compte] qui est utilisée. Si une adresse e-mail alternative est renseignée depuis le menu [Site \ Propriétés Générales], c'est celle-ci qui prendra le pas.

 
 2ème étape : personnalisation de l'entête et du pied de page du message
L'onglet "Complémentaire" permet d'accéder à l'entête et au pied de page du modèle. L'éditeur de texte propose d'insérer du texte ou des images et de les mettre en forme. L'icone réinitialise le contenu de la fenêtre.



 
 3ème étape : personnalisation du corps du message (hors modèle par défaut)
L'onglet "Complémentaire" permet d'accéder au corps du message. Il est possible de basculer l'affichage sur "Personnaliser le corps du message" puis de sélectionner le texte enrichi. L'éditeur de texte propose d'insérer du texte ou des images et de les mettre en forme. L'icone réinitialise le contenu de la fenêtre.



Il est possible d'agir sur les textes et leurs mises en page. Il est FORTEMENT déconseillé de modifier ou de supprimer les variables qui sont repérables par le caractère # comme par exemple #EMAIL#. Ces variables sont remplacées dynamiquement par la plateforme. La FAQ dont le lien figure en bas de cette aide détaille chacune des variables utilisables.
 
 4ème étape : Visualisation de l'e-mail
Une fois que la page a été sauvegardée, le système propose une prévisualisation ainsi qu'un test d'envoi d'e-mail.



Résultat de la prévisualisation :


 
 Le modèle par défaut
Si vous souhaitez créer un même modèle unique pour tous vos messages, il vous suffit de créer un modèle par défaut. Le modèle par défaut est utilisé dans les cas ou aucun autre modèle plus particulier n'est approprié.
Par ailleurs, le modèle par défaut est systématiquement utilisé lorsque votre site envoi une réponse automatique de courtoisie (comme dans les composants Questions-Réponses, Contacts, etc.).
 
 Logique d'utilisation des modèles
Pour illustrer la logique de fonctionnement des modèles, nous allons prendre un exemple concret. Si le panier d'achat a besoin d'envoyer un e-mail de confirmation de commande, celui-ci va, dans un premier temps, créer le corps principal du message contenant toutes les informations sur le client et le détail de la commande. Ensuite, il va regarder si un modèle spécifique du type "Confirmation de commande pour Panier d'Achat" existe pour la langue de l'acheteur. Si le modèle existe, il sera utilisé pour créer la confirmation de commande. Si, en revanche, il n'existe pas de modèle de ce type, le panier d'achat va alors rechercher si un modèle par défaut est disponible pour la langue de l'utilisateur. Si ce modèle est défini, il sera utilisé pour générer la confirmation de commande. Si un modèle par défaut n'existe pas, le panier d'achat enverra le message sans lui appliquer de personnalisation particulière en utilisant un sujet par défaut et l'e-mail expéditeur associé au site. Il s'agit donc d'un système en cascade.

Lorsqu'un modèle est disponible, le système utilisera en priorité l'adresse d'expédition associée au modèle.Si cet e-mail n'est pas spécifié, alors l'e-mail par défaut associé au site sera utilisé. Si, par exemple, vous souhaitez envoyer vos confirmations de commande depuis l'adresse vente@MonDomaine.com, spécifiez simplement cette adresse de messagerie dans la zone "e-mail de l'expéditeur" pour le modèle "Confirmation de commande pour Panier d'Achat".



Cet exemple vous montre la souplesse du système. La gestion du modèle par défaut implique qu'il n'est absolument pas nécessaire de définir systématiquement tous les modèles.
 
 Descriptions des modèles
Vous pouvez librement définir les modèles que vous souhaitez. Il n'est pas nécessaire de définir tous les modèles. En général, définir uniquement le modèle par défaut répond aux besoins de 90% des sites. Si votre site est multi-langues, pensez à créer les modèles pour chacune des langues supportées par votre site.

• Modèle par défaut : Le modèle par défaut est le modèle pris en compte quand aucun autre modèle particulier n'est approprié.

• Création de compte utilisateur (Via Inscription) : Ce modèle est utilisé pour confirmer la création d'un compte d'utilisateur via le composant inscription ou via le block d'abonnement à la lettre d'information.

• Création de compte utilisateur (Via Panier d'Achat/Votre Compte) : Ce modèle est utilisé lorsqu'un visiteur crée un compte utilisateur lors d'un achat en ligne ou lors de son enregistrement via le block "Votre Compte / Enregistrez-vous".

• Assistance mot de passe de compte utilisateur : Ce modèle est utilisé pour renvoyer le mot de passe à l'utilisateur qui le demande dans le composant "Votre Compte" ou dans la page d'identification affichée lors du processus d'achat.

• Assistance mot de passe de compte commercial entreprise : Ce modèle est utilisé pour renvoyer le mot de passe au commercial de l'entreprise qui le demande dans la page d'identification du compte commercial (utilisation spécifique au module des commandes déportées).

• Confirmation de commande pour Panier d'Achat : Ce modèle est utilisé lors de l'envoi de la confirmation de commande dans le panier d'achat. N'utilisez pas de textes spécifiques dans ce modèle car la plupart des textes nécessaires (concernant le moyen paiement, le suivi de la commande, le téléchargement des fichiers, etc.) sont générés automatiquement par le système.

• Suivi automatique des commandes depuis l'administration : Ce modèle est utilisé par la page de suivi des commandes de votre site d'administration. Lorsque vous faites évoluer le statut de la commande, vous pouvez décider de notifier l'utilisateur automatiquement via un email envoyé par le système. Ce modèle est exclusivement utilisé pour cette notification.

• Suivi par e-mail des commandes depuis l'administration : Ce modèle est utilisé par la page de suivi des commandes de votre site d'administration. Ce modèle est utilisé lorsque vous cliquez sur l'adresse email du client pour lui envoyer un message spécifique.

• Demande de devis : Ce modèle est utilisé lorsque le moyen de paiement "Demande de devis" est utilisé à la place d'un moyen de paiement "classique". Il remplace dans ce cas le modèle "Confirmation de commande pour Panier d'Achat".

• Demande de paiement différé : Ce modèle est utilisé lorsque le moyen de paiement "Demande de paiement différé" est sélectionné.

• Parrainage d'un ami : Ce modèle est utilisé pour informer un client "Parrain" qu'un de ses "filleuls" a commandé sur le site.

• Commande d'un filleul : Ce modèle est utilisé pour informer un "filleul" (nouveau client) qui a commandé sur le site qu'il a bénéficié d'une offre de parrainage.

• Programme de fidélité : Ce modèle est utilisé pour avertir un client qu'il peut bénéficier de la remise Fidélité car le seuil de récompense est atteint.

 
 Conseil de mise en œuvre
Testez systématiquement les modèles que vous créez ! Vérifiez notamment l'affichage des images éventuellement insérées dans l'entête ou le pied de page en utilisant votre logiciel de messagerie ou votre WebMail. N'abusez pas de la personnalisation, restez sobre et n'utilisez pas de code Javascript ou de code HTML complexe (comme des animations flash). Attention, une entête erronée contenant du code HTML invalide peut rendre les messages illisibles pour tous vos destinataires.
En règle générale, utilisez plutôt l'entête de votre message pour imprimer votre logo et un lien de retour vers votre site. Le pied de page doit permettre d'indiquer les informations légales sur votre société ou des informations de contacts (e-mails, téléphone, adresse, etc.).
 
 Multi-langues
Tous ces modèles peuvent être dupliqués via l'icone Visualiser les propriétés et traduits pour chaque langue :



 
 Personnalisation du corps du message en HTML - Réservé aux experts en HTML
La personnalisation du corps du message via le code HTML est possible mais cela nécessite clairement des connaissances dans ce langage. Une erreur dans cette zone peut conduire à la non délivrabilité des messages ou bien les rendre illisibles.

Plus d’information sur la personnalisation des emails via du code HTML dans la FAQ suivante : Comment personnaliser le corps des emails en HTML (réservé aux experts) ?

 

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