Factures

 Préambule et informations importantes concernant la facturation
  • Les factures sont des documents légaux. Il est important de faire le point avec votre expert comptable sur les mentions légales que vous devez obligatoirement faire figurer dans l'entête et le pied de vos factures. Cela dépend du statut de votre entreprise ou de votre activité.

  • Une commande pour laquelle une facture a été émise ne peut plus être modifiée ou supprimée, c'est une obligation légale.

  • La numérotation des factures est linéaire et croissante dans le temps, c'est également une obligation légale. Vous pouvez choisir le numéro initial pour la première facture lors de l'activation de la facturation.
 
 Objectif

Lorsqu'une commande est effectuée sur votre site Oxatis, le système génère automatiquement un bon de commande.

Vous être libre d'éditer des factures avec un logiciel qui vous est propre, ou via un logiciel synchronisé avec votre site Oxatis (comme EBP, par exemple). Vous pourrez ensuite transmettre ces factures via un état d'avancement, ou les imprimer et les glisser directement dans les colis que vous expédiez à vos clients.

Il est possible de générer des factures directement depuis l'administration de votre site. Cette solution est particulièrement utile si votre activité est principalement en ligne.

 
 Configurer les propriétés de la facturation

Pour utiliser les factures Oxatis, la première chose à faire est de configurer et tester l'affichage de vos factures.

Cliquez sur le menu [Commerce\Suivi des commandes] puis sur le bouton [Propriétés de facturation]



Renseignez ensuite les champs suivants :
  • Préfixe : Le préfixe alphanumérique se placera avant la partie "incrémentale" de la facture.

    Ce champ n'est pas obligatoire. Il permet, par exemple, une répartition de vos factures par mois ou par années. Ceci est possible en utilisant les balises de substitution #YEAR# et #MONTH# qui seront dynamiquement remplacées par le système en fonction de la date.

    Voici un exemple : #YEAR#-#MONTH#-
    Ceci donnera un numéro de facture du type 2010-04-000000001 pour une facture émise en avril 2010.

  • Compteur :Le compteur est exclusivement numérique et permet d'assurer l'unicité des numéros de factures.

    La valeur affichée correspond à la valeur de la dernière facture créée. Il est impossible renseigner un numéro inférieur à cette valeur. La valeur la plus petite autorisée lors du premier paramétrage est "0" mais la première facture démarrera alors avec le numéro 1, soit 000000001 après formatage.

    Si vous générez par la suite des factures ou des avoirs manuellement, il sera possible de réajuster l'index du compteur en fonction de vos besoins.

  • Entête de la facture : L'entête de facture est un champ obligatoire qui doit contenir impérativement la mention #INVOICEID# . Celle-ci sera remplacée dynamiquement par le numéro de facture composé du préfixe (si renseigné) et du compteur.

  • Pied de page de la facture : Cette zone également obligatoire permet de personnaliser le pied de page de la facture.
Si votre site est multi-langues, veillez à personnaliser les entêtes et pieds de factures pour les différentes langues utilisées dans votre boutique. Vous pourrez accéder à ces zones via l'onglet "Complémentaire".

Il existe 3 moyens de définir vos entêtes et pied de facture :
  • En cliquant sur l'icône [Initialiser l'entête avec un modèle par défaut] . Ce bouton génèrera un modèle simple que vous pourrez personnaliser.

  • En créant ou modifiant l'entête par le biais d'un éditeur de texte enrichi

  • En personnalisant directement le code HTML dans la zone de saisie. Attention, vous devez posséder les compétences nécessaires en HTML pour personnaliser ces zones en utilisant cette méthode.
 
 Prévisualiser la facture d'exemple

Une fois la configuration des propriétés de la facturation réalisée et sauvegardée, vous serez libre de prévisualiser une facture d'exemple.

Par défaut la prévisualisation se fait en utilisant la dernière commande confirmée. Toutefois, aucune facture n'est générée réellement lors de la prévisualisation. De ce fait le tag #INVOICEID# n'est PAS remplacé par le numéro de la facture lors de cette prévisualisation et s'affiche tel quel.

A partir du moment où vous êtes satisfait du rendu de votre facture, vous pouvez activer la facturation.

 
 Activer les factures

Dans le suivi des commandes, cliquez sur le bouton [Propriétés de facturation], cochez la case "Activer la génération des factures." puis sauvegardez.

N.B. : Avant de pouvoir activer la génération des factures, vous devez impérativement avoir configuré les propriétés de la facturation.

 
 Générer des factures

Attention, une fois une facture créée pour une commande :
  • il n'est plus possible de revenir en arrière, le numéro de facture est attribué, ne peut pas être annulé ou réutilisé.
  • Il n'est plus possible de modifier les coordonnées du client présentes sur la facture.
La génération des factures est intégrée aux états d'avancement. Pour rappel, les états d'avancement regroupent les étapes de la vie d'une commande. Plus d'informations sont disponibles à ce sujet dans l'aide en ligne Suivi des commandes

Lors de l'ajout d'un nouvel état d'avancement, quatre à cases à cocher sont disponibles :

Cliquez sur l'image pour l'agrandir

  • La case à cocher "Générer la facture" permet la création de la facture.

    Une fois l'état d'avancement sauvegardé, vous pourrez accéder et imprimer cette facture en cliquant sur son numéro dans la colonne "Facture" du tableau de suivi des commandes de votre administration.



    Attention : cette case n'est pas "suffisante" pour mettre cette facture à disposition de vos clients.

  • La case à cocher "Envoyer un e-mail à l'utilisateur pour lui notifier l'avancement de la commande" génère l'envoi d'un mail qui contiendra un lien qui permettra à vos clients d'accéder facilement à l'historique de la commande et imprimer leur facture.

    Notez que si seule cette case est cochée, le client ne pourra pas visualiser sa facture en passant directement par le composant "votre compte" de votre site.

  • La case à cocher "Publier cet état d'avancement pour l'utilisateur" permet d'afficher cet état d'avancement dans l'historique de la commande de vos clients.

    Ainsi, lorsque le client accède à son compte et clique sur l'icône [Afficher l'historique de la commande] il visualise le message de cet état d'avancement et dispose d'un bouton lui permettant d'afficher et d'imprimer la facture.



    D'une manière générale, nous vous conseillons de cocher les 3 cases précédemment décrites lorsque vous souhaitez transmettre une facture à vos clients.

  • La case "Mettre à jour l'état d'avancement de la commande" reste, comme à l'accoutumée, réservée à votre usage propre afin de gérer votre suivi des commandes.

    Le message associé à l'état d'avancement peut lui aussi contenir le tag #INVOICEID#, qui sera alors remplacé par le numéro de facture dans le message que vous transmettrez à vos clients lors de l'émission ce cet état d'avancement.
 
 Imprimer les factures

Les factures peuvent être imprimées par lot .
1 - sélectionnez les commandes à l'aide des cases à cocher présentes au début de la ligne.
2 - Sélectionnez "Imprimer les factures" dans la liste déroulante présente sous le tableau du suivi des commandes.



3 - Cliquez sur le bouton [Exécuter] à droite de la liste déroulante.
4 - Le navigateur affichera un popup avec toutes les factures les unes à la suite des autres. En utilisant la fonction "Imprimer" du navigateur, elles s'imprimeront sur des pages distinctes.
 
 Volumétrie

Les factures générées par le système entrent dans le calcul de l'espace disque utilisé par votre site et peuvent donc impacter votre facturation sur le long terme.

Le "poids" d'une facture Oxatis est généralement de l'ordre de 10 à 20 Ko.

Plus de détails sur la tarification liée à la volumétrie sont disponibles dans l'onglet "Forfaits et options" de la page suivante : http://www.oxatis.com/creer-site-e-commerce-fonctionnalites.htm
 

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