DataPlug - Articles

 Préparation des données

L’importation des articles se fait à partir d’un fichier csv, xls, xlsx. Il est donc possible de préparer vos articles dans Excel ou tout autre logiciel permettant de générer ce type de format de fichier (Notepad++, LibreOffice, ...).

Le système va interpréter le fichier et ajouter ou remplacer les éléments contenus dans les cases à votre site Oxatis. Si une case du fichier est vide, l’élément correspondant ne sera pas modifié. Ne mettez surtout pas 0 (ou d'espace) dans les cases vides sinon le logiciel transférera ces 0 dans la solution et le résultat risque d’être surprenant !

Le fichier est également modifiable, vous pouvez supprimer les colonnes dont vous ne vous servez pas. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance. Vous pouvez insérer des colonnes pour construire les données du fichier Excel mais dans ce cas il ne faut pas renseigner la première cellule afin que le logiciel ne tente pas d'interpréter le contenu de cette colonne.

Le plus simple est de se baser sur le fichier d’exemple Oxatis qui permettra de profiter d’une association automatisée des colonnes avec les différentes propriétés de vos articles.
Une aide récapitulant les différentes valeurs possibles des champs du fichier Excel est disponible au niveau des onglets situés en bas du fichier : Aides Articles.

Les différents modèles de fichiers Excel sont accessibles via le lien ci-dessous. Le dossier contient 3 fichiers : un fichier d'exemple rapide (pratique pour prendre en main l'outil), un fichier d'exemple plus complet et un fichier complet (qui n'est pas utilisable en l'état). Nous vous conseillons d'utiliser le fichier "Dataplug-Oxatis-Exemple-vXXX.xlsx" si vous avez besoin de tous les champs.

Images / Articles / Utilisateurs

Le DataPlug se base par défaut sur le code produit pour identifier un article.

Décompressez le fichier d'exemple et ouvrez le dans Excel. Le choix des feuilles se fait par les onglets situés en bas de la fenêtre.

Cliquez sur l'image pour l'agrandir


La feuille article se présente sous la forme d’une série de colonnes représentant tous les champs disponibles lors de la création d’un article dans Oxatis. La première ligne contient des bulles d'aides donnant des informations importantes. L'onglet Aide articles reprend les limites de chaque champ ainsi que des conseils sur les valeurs possibles à renseigner.

 
 Colonnes spécifiques

  • Tarif

    Les prix des articles peuvent aussi bien être renseignés en HT qu'en TTC. Le système Oxatis est basé sur les tarifs HT. Si vous indiquez un prix TTC pour un article, veillez à renseigner le taux de TVA associé, afin que le système recalcule la valeur HT automatiquement.


  • Catégories

    Lorsque vous renseignez le champ catégorie du fichier Excel, le logiciel créera la catégorie associée à l’article si elle n’existe pas sur votre site. Dans le cas contraire, l’article sera ajouté dans la catégorie du même nom.

    Pour renseigner une catégorie et une sous catégorie, le champ “Nom de la catégorie” doit être renseigné de la manière suivante : Catégorie \ Sous-catégorie.

    Exemple : Vêtements \ Enfants

    Cliquez sur l'image pour l'agrandir


  • Quantité en stock

    Nous attirons votre attention sur les colonnes Quantité en stock et Quantité en stock à ajouter. Les titres sont clairs quand à leurs fonctions. Si vous ne connaissez pas la valeur du stock sur le site et souhaitez ajouter du stock, laissez la première colonne vide et renseignez seulement la seconde avec la quantité d’articles à ajouter.

    NB : La valeur 0 n'est pas utilisable dans le fichier Excel pour la colonne "Quantité en stock" car le 0 correspond aussi à l'absence de valeur. Pour qu'un article ne soit pas plus proposé sur le site, il est possible de le mettre en réservé (colonne Visibilité) ou bien de mettre une valeur négative dans la colonne "Quantité en stock"


  • Images

    Vous pouvez associer des images détail et vignette via le fichier Excel.
    Plus d’informations dans l’aide en ligne suivante : DataPlug - Images

  • Ventes suggestives

    Les champs du fichier excel "Articles Complémentaires, Article complément de…, Articles de gamme supérieure, Articles de gamme inférieure" sont destinés à recevoir des codes produits. Ceux-ci peuvent être séparés par les symboles suivants : / , \ , < , > , $ , #. Lorsque ces champs sont renseignés, une fenêtre destinée au choix du séparateur s'ouvre et demande de sélectionner le séparateur utilisé.

    Cliquez sur l'image pour l'agrandir


    Il est à noter qu'il est possible de créer jusqu'à 24 articles complémentaires via le DataPlug (alors que le la limite est à 10 par le back office).
 
 Importation du fichier

Enregistrez le fichier. Celui peut rester ouvert dans Excel. Vous pouvez maintenant lancer l’importation des données vers le DataPlug.
Pour cela, cliquez sur [Articles > bouton Importer].

Cliquez sur l'image pour l'agrandir


Sélectionnez le fichier Excel que vous venez de renseigner. Si vous avez plusieurs feuilles dans le fichier Excel, il faut indiquer au logiciel celle qu’il doit utiliser.

Cliquez sur l'image pour l'agrandir


Si votre fichier contient une entête des colonnes en première ligne, n'oubliez pas de cocher la case "Utiliser la première ligne comme titre des colonnes". Si vous utilisez le fichier d'exemple, la case est déjà cochée.

Nous attirons votre attention sur les "," et "." du fichier Excel.

Il existe deux conventions pour les séparateurs de décimales et milliers (française ou anglo-saxonne). Par défaut le DataPlug considère que le séparateur des décimales est la virgule.

Vous pouvez modifier ces paramètres en indiquant au système que le séparateur de décimale est un point et que le séparateur de milliers est une virgule. (voir la capture ci-dessous). Vous n’êtes d’ailleurs pas obligé de renseigner un séparateur de milliers dans le fichier Excel.

Cliquez sur l'image pour l'agrandir

 
 Association des colonnes (mapping)

Dans la fenêtre suivante faites le lien entre les intitulés des colonnes de votre fichier et les champs correspondant dans Oxatis. Si vous avez utilisé le fichier exemple, l’association sera automatique.

Si vous avez plusieurs fichiers Excel, le logiciel vous propose d’enregistrer les paramètres afin d’éviter de le faire à chaque importation en cochant la case “Sauver l’association des colonnes dans un fichier”. Vous pourrez utiliser ce paramétrage lors d'un prochain import en sélectionnant le format d'import sur le premier écran de paramétrage d'import des articles.

Exemple :

Cliquez sur l'image pour l'agrandir


Le DataPlug vous propose un rapport d’erreur. Si il n’y en a pas, cliquez sur terminer. L’importation est effectuée.
En cas d’erreur, n’hésitez pas à “chiner”’ dans la foire aux questions ou à contacter le support technique.

 
 Visualisation

Vous pouvez visualiser vos articles en cliquant sur la loupe. La loupe vous permet de visualiser les données stockées dans la base de données du DataPlug. Il est possible de supprimer des articles de la base du DataPlug si ceux-ci sont en erreur.

Cliquez sur l'image pour l'agrandir


 
 Transfert

Cliquez sur [Articles > bouton Transférer] ou sur le bouton [Transférer tout] pour lancer le transfert des données.

Cliquez sur l'image pour l'agrandir


La mise à jour du site est instantanée consécutivement au transfert.Vous venez d’ajouter vos nouveaux articles en quelques clics ! Efficace, non ?

Nous avons rédigé de nombreuses aides et FAQs sur ces sujets :

DataPlug - Images
DataPlug - Images additionnelles
Comment utiliser DataPlug sur un Mac OS X ?
Comment utiliser le DataPlug pour créer les caractéristiques ?
Conseils sur la mise à jour de la base articles avec le DataPlug
Conseils sur la mise à jour des descriptions des articles à partir du fichier d'export DataPlug


NB : Le téléchargement du fichier d'installation du DataPlug est accessible depuis le lien suivant :

 

Ajouter aux favoris : http://www.oxatis.com/Help/HelpCenterContent.asp?ActionID=512&TID=55367&MID=55254&LangID=0
© 2001-2018 Oxatis. Tous droits réservés.