Serial Provider

 Objectifs

Ce document détaille l’utilisation de l’application Chrome Serial Provider. Cette application permet d’associer des listes de codes à des références produits (SKU) Oxatis. Lorsqu'une commande comprenant un ou plusieurs articles correspondants est validée sur le site, un état d’avancement est déclenché par l’application. Cet état d’avancement permet d’envoyer au client un code prélevé dans l’application, sous la forme d’un texte ou d’un code-barres.

******************* Mise à jour Janvier 2017 *******************

ATTENTION : Serial Provider est une Chrome Apps, or Google annonce la fin des chrome Apps pour 2018 sous Windows.
Pour continuer à bénéficier de cette apps, vous devrez utiliser un environnement OS Chrome.

******************* Mise à jour Janvier 2017 ******************* .

 
 Prérequis

1 - Environnement
  • Disposer d’un ordinateur sur lequel le navigateur Google Chrome est installé
  • Idéalement, cet ordinateur devra être allumé en permanence (et l’application devra également être constamment activée)

2 - Application
3 - Back office Oxatis
  • Identifier le(s) code SKU du ou des produits concernés par l’application. Dans le cas d'article à options, il est nécessaire d'utiliser le code SKU des options.
    Pour cela, rendez vous dans le menu [Commerce \ Articles], icone Visualiser les propriétés :



  • Créer un état d’avancement dédié à l’envoi des codes et un second état d’avancement quelconque. En effet, il est nécessaire que 2 états d’avancement au moins soient présents sur le back office pour que l’application fonctionne.

 
 Créer un état d'avancement

1 - Comment créer un état d'avancement ?

Dans le back office Oxatis, cliquer sur le menu [Commerce \ Suivi des commandes], bouton "Etats d'avancement", Bouton "Ajouter", bouton "Créer un fiche vierge" et renseigner les champs suivants :
  • Nom mnémonique : Il s’agit du nom qui sera utilisé dans l’application Serial Provider.
  • Type: laisser vide.
  • Nom français : ce champ n’a pas d’impact sur l’application.
  • Commentaire français : il s’agit du message qui sera envoyé au client.
  • Cases à cocher : cocher « Publier cet état d’avancement », « Envoyer un e-mail à l’utilisateur » et « Mettre à jour l’état d’avancement ».
  • Onglet Complémentaire : C’est dans cette zone que le message à envoyer dans les mails non français devra être paramétré. En effet, l’application envoie un mail dans la langue de la commande. Si ce paramétrage n’est pas fait, aucun code ne sera envoyé aux clients non français.

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2 - Etat d’avancement – Corps du message

Certaines variables vous permettront de paramétrer le mail que vous enverrez à vos clients :
  • #CUSTOMERNAME# : Nom du client
  • #ORDERID# : Numéro de la commande Oxatis
  • #PRODUCTNAME# : Nom du produit
  • #PRODUCTSKU# : Code SKU du produit
  • #CODE# : Code à utiliser par le client
  • #BARCODE# : Url du code-barres à utiliser par le client (URL valable 30 jours) - Vous devrez choisir un type de code barre dans les paramètres de Serial provider pour pouvoir utiliser cette variable
Voici deux exemples de textes d’état d’avancement que vous pourriez mettre en place :

Exemple 1 : Sans utilisation du code-barre


Exemple 2 : Avec utilisation du code-barre


Une fois tous les champs remplis, cliquer sur le bouton « Sauver ».

 
 Utiliser l'application

1 - Connexion du compte Oxatis

L'application se lance depuis les programmes de l'ordinateur sur lequel elle a été installé : "Serial Provider". L'application s'ouvre sur l'onglet "Paramètres".

Renseigner le compte à associer. Pour cela, rendez vous dans le back office Oxatis et récupérer les informations suivantes :

  • Nouveau Compte : Il s'agit du nom du site Oxatis.
  • Jeton Webservices : via le menu [Compte \ Gestion des droits d'accès]. Générer le token ou récupérer le via l'icone "Visualiser les propriétés"'.

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  • Etat d’avancement : Renseigner le Nom mnémonique de l’état d’avancement que vous avez paramétré.
Cliquer sur le « + » : le compte Oxatis est alors associé. Il est possible d’associer plusieurs sites à l’application. Cette opération doit toutefois passer par les équipes Oxatis, qui devront valider la création des nouveaux droits d’accès.

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2 - Paramétrages généraux
  • Status : Par défaut, l’application est inactive. Il est indispensable de l’activer pour qu’elle fonctionne. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton « OFF » de la rubrique « Action », à droite des informations du site. Le bouton passe alors sur « ON » :

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  • Fréquence de mise à jour : C’est la fréquence à laquelle l’application va interroger les commandes Oxatis, afin de déterminer si des codes doivent être envoyés. Dans le but de limiter les appels Webservices générés par l’application, nous préconisons de paramétrer une fréquence de mise à jour toutes les 240 minutes. En effet, les appels webservices peuvent influer sur la facturation. (Attention, l’application s’exécute en tâche de fond, même lorsque la fenêtre est fermée - voir chapitre "Fonctionnement")
  • Seuil d’alerte des codes : L’application affichera un message d’alerte quand moins de X codes seront disponibles pour un SKU.
  • Tags : Pour pouvoir envoyer des codes-barres, il faut choisir un des types de code-barres disponible. Le type le plus courant est le CODE39.

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3 - Page « SKU/Codes »

La page « SKU/Codes » permet d’affecter des listes de codes à des SKU Oxatis.
  • Renseigner un SKU dans le champ « Ajouter un SKU » et cliquer sur « + ». Le SKU apparaît dans la liste « SKU produit ».
  • Cliquer sur le crayon à droite du SKU. La page « Liste de codes pour le produit XXXX » s’ouvre.
  • Il est possible d’affecter des codes (format texte) au SKU de deux manières différentes :
    • Manuellement : en renseignant un code dans « Ajouter un code » et en cliquant sur « + »
    • Par l’import d’un fichier CSV : En cliquant sur « Importer ». Le fichier CSV doit comporter une seule colonne, sans entête, avec un code par ligne.
  • Il est également possible d’exporter la liste de codes affectée à un article en cliquant sur « Exporter ».
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4 - Page « Accueil » :

La page « accueil » affiche l’historique des envois effectués, ainsi que les notifications et alertes de l’application. Le bouton « Lancer la MAJ » permet de demander manuellement à l’application d’interroger les commandes (de manière immédiate). La page affiche également les alertes lorsque peu de codes restent disponibles ou qu’un code n’a pu être transmis à un client.

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5 - Page « Codes utilisés » :

La page « codes utilisés » affiche l’historique des codes envoyés. Il est possible de générer un export de cette liste de codes en format CSV, en cliquant sur « Exporter ».

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 Envoi des états d'avancement

1 - Fonctionnement :

Serial Manager va interroger périodiquement vos commandes afin de savoir si des codes sont à envoyer à vos clients. Pour cela le programme doit être lancé sur votre machine. Une fois exécuté, vous pouvez fermer la fenêtre, et serial Provider continuera son exécution en tâche de fond.

Pour accéder à nouveau à l'interface, affichées les icônes cachées de la barre d'outil et sélectionnez l'icône rouge de nwjs.

Lorsque l’application interrogera les commandes, si elle détecte qu’une commande validée contient un ou plusieurs articles auxquels sont associés des codes, elle déclenchera l’état d’avancement paramétré. Un nombre de mails égal au nombre d’articles concernés sera envoyé au client. Chaque mail contiendra un code, prélevé parmi la ou les listes associée(s) au(x) SKU. Chaque code ne sera utilisé qu’une fois. Il sera alors retiré de la liste. Ces mails seront différents des mails de confirmation de commande, qui sont envoyés par la plateforme Oxatis.

Exemple d'email :

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2 - Cas particulier – Codes-barres :

Les codes-barres seront présents dans les mails d’état d’avancement sous la forme de liens.
  • Si le code est placé tel-quel, les clients pourront afficher le code-barres en cliquant sur le lien.
  • Si le code est placé dans une balise img, le code barre sera affiché.

3 - Cas particulier – Plus de codes en stock :

Si un nombre insuffisant de codes est en stock pour permettre de répondre à une commande, aucun code ne sera envoyé (car l’état d’avancement de la commande ne sera pas modifié). Une alerte sera affichée sur l’application. Lorsque de nouveaux codes seront attribués au(x) SKU concerné(s), les codes en attente seront envoyés lors de la mise à jour suivante.

4 - Cas particulier – Ordinateur / application éteinte :

Si l’ordinateur sur lequel l’application a été téléchargée est éteint ou si l’application n’est pas lancée, aucun code ne sera envoyé. Lorsque l’ordinateur et l’application seront relancés, les codes en attente seront envoyés lors de la mise à jour suivante.

5 - Cas particulier – Renvoi d’un code :

Il est possible de renvoyer un nouvel état d’avancement (donc un nouveau mail) en cas d’erreur ou de non réception via l'icone encadré sur la capture suivante. Le même code est alors transmis (il n’y a pas de nouveau coupon brûlé).

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6 - Cas particulier – Application désinstallée :

Si l’application est désinstallée, la base de données qu’elle contient sera vidée. Il est donc déconseillé de procéder à cette opération.
 

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