Les états d'avancement des commandes

 Présentation

Gérer les états d'avancement d'une commande est facultatif. Si vous avez peu de commandes vous pouvez décider de ne rien faire et de gérer "à la demande du client", c'est à dire à la réception d'un mail dans lequel il vous signifie son impatience.

Si vous décidez de gérer les états d'avancement des commandes, vous pouvez poursuivre deux buts : vous organisez et/ou renseignez le client. Ces deux buts peuvent être indépendants ou concomitants.

Pour vous organiser sans informer le client vous allez entrer des informations (Etats d'avancement) des commandes et ne pas les publier. De cette façon vous pourrez facilement retrouver ce qui est à livrer, livré, à préparer, en litige, etc. Le client lui n'aura pas accès à ces informations.

Vous pouvez aussi décider d'introduire simplement des informations pour le client (commande validée, commande expédiée, etc.) et de conduire votre gestion avec un autre outil.

Enfin, grâce au concept "Publier" qui accompagne chaque état d'avancement, vous pouvez atteindre ces deux buts en même temps.

Avant tout, il vous faut adapter les états standards d'avancement à votre processus de traitement des commandes qui diffère d'un métier à un autre.

Vous pouvez créer ces différents états d’avancement depuis le menu [Commerce \ Suivi des commandes], bouton .



Cliquez sur "Ajouter" afin d’accéder à la liste des différents modèles d’états avancement que vous pouvez utiliser. Il est également possible de créer une fiche vierge.

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Renseignez les différents champs de l’état d’avancement :
  • Nom Mnémonique : ce nom sera uniquement visible dans votre suivi des commandes.

  • Type : le type est utilisé dans le cas des commandes provenant d'Amazon ou d'eBay. Par exemple, lorsque vous utilisez un état d'avancement de type "Commande expédiée" sur une commande provenant d'Amazon, Oxatis appelle automatiquement Amazon pour lui signifier que la commande a été expédiée. Lorsqu'Amazon est informé de la livraison, il déclenche le paiement de la commande.

  • Nom Français : le nom sera visible par vos clients, il est donc important d'éviter toute confusion de terme et de choisir un nom explicite..

  • Commentaire Français : le commentaire correspond au message adressé au client.

  • Notification SMS Français : ce champ permet de renseigner un message qui sera envoyé au client par SMS.
    Plus d’informations : Comment activer la notification SMS pour les commandes ?.

  • Couleur associée : cette couleur sera utilisée lors de l'affichage des états dans l'historique de vos commandes.

  • Indicateur : ce champ permet d’assigner un avancement à la commande. Il s’agit là d’un information interne au site.

  • Actions : les options proposées permettent de définir les actions à appliquer par défaut lors de l'usage de cet état, comme les publications, notification par mail et/ou SMS, génération d'une facture.



  • Puis sauvez cet état d’avancement. Réitérez l’opération afin de créer les états d’avancement que vous souhaitez.
 
 Publication des commandes et des états d'avancement

Par défaut, seules les commandes passées sur votre site dont l'état de paiement est confirmé ou en cours de traitement (comme un paiement par chèque) sont visibles par vos clients dans le composant "Votre compte" (dans la mesure ou vous avez publié ce composant sur votre site.)

Vous pouvez passer outre cette logique par défaut pour forcer l'état de la publication pour chaque commande, même celle dont l'état de paiement est différent des deux cas sus-cités, en modifiant l'état de la publication dans les propriétés de chaque commande.

Vous n'êtes pas obligé de publier les états d'avancement enregistrés pour vos commandes et vous pouvez réserver cette fonctionnalité pour votre gestion interne. Cependant, il est fortement conseillé de publier les informations relatives à l'évolution d'une commande afin de rassurer vos clients.

IMPORTANT : si vous décidez de publier les historiques d'états d'avancement, vous devez impérativement activer l'insertion du lien vers l'historique de la commande dans l'e-mail de confirmation envoyé à vos clients lors de l'enregistrement de la commande. Pour cela rendez-vous dans les propriétés du panier d'achat (Menu [Commerce|Panier d'Achat], onglet [Propriétés].) Ce lien permettra à vos clients de se rendre directement sur l'historique de leurs commandes ce qui leur facilitera la tâche.

La publication d’un état d’avancement s’effectue depuis le menu [Commerce \ Suivi des commandes], cliquez sur l’icone .

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Dans la rubrique “Etat d'avancement” sélectionnez l’état que vous souhaitez utiliser.



Puis cliquez sur le bouton [Enregistrer le nouvel état].



Le nouvel état d’avancement a bien été enregistré,celui-ci est affiché en bas de page.

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Enregistrez les changements puis cliquez sur “Retour” pour revenir à la liste des commandes.

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