Come aggiornare lo stato di avanzamento di diversi ordini contemporaneamente ?

Lo scopo di questo aiuto in linea è di semplificare la modifica degli stati di vanzamento di un insieme di ordini Oxatis, in particolar modo per inviare il numero di tracking del pacco in consegna ai clienti.

Questa operazione si effettua passsando per varie tappe :

1) La creazione di un file CSV
2) L'utilizzo dei dati del file CSV all'interno di uno stato di avanzamento personalizzato
3) L'aggiornamento del monitoraggio degli ordini a partire dal file CSV

L'importazione di un file CSV permette di spedire messaggi personalizzati ai vostri clienti "inserendo" dei tag che recuperano i titoli delle colonne presenti nel file CSV importato.

Questi tag saranno, poi, automaticamente sostituiti dal valore corrispondente recuperato dal file CSV al momento dell'aggiornamento dello stato di avanzamento.
 
 1) Creare un file CSV

Un file CSV (Comma Separated Values in inglese) è un semplice file di testo, che utilizza il più delle volte la virgola o il punto e virgola come separatori dei valori contenuti al suo interno.

Esistono due semplici modi per creare un file CSV :
  • modificando un file di testo (cone il bloc notes Windows, per esempio) che salverete con l'estensione .csv invece di .txt.
  • utilizzando una tabella come in Microsoft Excel: vi sarà sufficiente salvare il file scegliendo la tipologia CSV nella lista dei formati proposti dal software.
N.B: Quando salvate un file CSV con Microsoft Excel, vi raccomandiamo di selezionare precedentemente - evidenziandole in selezione - "solo" le celle utilizzate tra tutte quelle presenti nel foglio di calcolo, per evitare di includere nel file delle celle "vuote", che corrisponderanno a delle linee "vuote" dopo l'importazione del file.

L'unica condizione che dovrà rispettare il file CSV, per esserre correttamente aperto da Oxatis ed eseguire l'aggiornamento degli stati di avanzamento, è che quest'ultimo contenga al suo interno una colonna relativa al numero identificativo degli ordini. Il nome della colonna è libero. Nell'atto di importazione, il sistema chiederà semplicemente di indicare quale sia la colonna dalla quale recuperare il numero identificativo degli ordini.

Né il numero di colonne della lista, né il contenuto del file CSV hanno dei limiti. Ogni cella può contenere un numero, una parola, una data e anche un frase completa.

La virgola è il separatore utilizzato più frequentemente. Ad ogni modo, se desiderate trasferire determinate consegne personalizzate sotto forma di frasi, che potrebbero contenere all'interno delle virgole, vi consigliamo di utilizzare come separatore il punto e virgola.

Badate a non utilizzare dei caratteri speciali per i nomi delle
intestazioni delle colonne. Non utilizzare accenti, apostrofi o caratteri speciali, come il carattere "°". Ecco alcuni esempi di ciò che NON DEVE ESSERE utilizzato : NumeroD'ordine, N°diordine, DataD'Invio

Ecco un esempio del file CSV in formato Testo :

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OrderRef;TrackingNumber;ShippingMode;Message;ShippingDate
22334;8D00432154798;PaccoCelere3;;15/12/2014
22328;000123-ABC;PaccoCelere3;La consegna è prevista il 17/12/2014 tra le ore 14h e le ore 18h;15/12/2014
22368;7E00452154456;Paccocelere3;;15/12/2014

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  • Il separatore utilizzato in questo caso è il ;
  • OrderRef rappresententa il numero dell'ordine Oxatis. È la sola colonna obbligatoria del file CSV. Tutte le altre colonne sono opzionali. Siete liberi di utilizzarne a seconda delle vostre necessità.
  • TrackingNumber rappresenta il numero di tracking del pacco.
  • ShippingMode rappresenta il vettore.
  • La colonna Message è stata inserita per fornire delle informazioni più dettagliate e complementari al cliente.
  • ShippingDate è stata inserita per indicare la data di spedizione.
Potete constatare, dunque, che ad esclusione della colonna "OrderRef" contenente i numeri identificativi degli ordini, i valori delle altre colonne sono facoltativi. Allo stesso modo solo una cella della colonna Messaggio risulta compilata.

Se modificate il file con il BlocNotes Windows, è sufficiente inserire il separatore per indicare al sistema che la cella è vuota. Con Excel invece potrete semplicemente lasciare le celle vuote.

Ecco lo stesso file aperto con Microsoft Excel :



Per ottenre un file CSV a partire da un file Excel, potete salvare selezionando File > Salva con nome > Tipo di File : CSV ( separatore : punto e virgola ";").

 
 2) Come utilizzare i dati del file CSV con Oxatis
Per utilizzare i valori presenti nel file CSV, vi basterà indicare i nomi delle intestazioni delle colonne preceduti e seguiti dal carattere #.

Nel nostro esempio, i numeri identificativi per il monitoraggio della spedizione sono elencati nella colonna TrackingNumber, indicati dal tag #TrackingNumber#.

Nel commento, il tag sarà automaticamente sostituito, nel processo di aggiornamento dello stato di avanzamento, dal valore corrispondente recuperato dal file CSV. Stessa cosa per la data di spedizione, che potrà essere trasmessa inserendo #ShippingDate# nel testo del vostro messaggio, ecc.

Il sistema propone ugualmente, come per la funzionalità Modifica la cronologia degli stati di avanzamento, i 2 tag seguenti, indipendentemente dal vostro file CSV :
  • #CUSTOMERNAME# il nome dell'utente
  • #ORDERID# Il numero identificativo dell'ordine (identico qui a #OrderRef#)
Ecco un esempio del messaggio che permetterebbe di utilizzare i dati del file CSV forniti nel paragrafo precedente :

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Gentile #CUSTOMERNAME#,

Il suo ordine #ORDERID# è stato spedito il #ShippingDate# per mezzo di #ShippingMode#. Il suo numero di tracking è #TrackingNumber#.

#Message#

Cordialmente

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Per l'ordine 22328, il messaggio sarà quindi :

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Gentile Mario Rossi

il suo ordine 22328 è stato spedito il 15/12/2014 per mezzo di PaccoCelere3. Il suo numero di traking è 000123-ABC.

La consegna è prevista il 17/12/2015 tra le ore 14h e le ore 18h.

Cordialmente.

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Questo messaggio può essere scelto manualmente al momento dell'importazione dl file CSV. Tuttavia, se pensate di ricorrere frequentemente al trattamento per lotti per aggiornare gli stati di avanzamento dei vostri ordini, potrà essere utile definire un modello di stato di avanzamento appositamente dedicato a questa operazione.

Cliccate allora sul menu [e-Commerce\Monitoraggio degli ordini].

Poi sul tasto [Modifica lo stato di avanzamento].

Ancora sul tasto [Aggiungi], e infine su [Crea una scheda vergine].

Scegliete i campi "Nome" e in seguito inserite il commento utilizzando i tag come descritto precedentemente.

Non dimenticate di selezionare le opzioni per pubblicare, inviare ed aggiornare lo stato di avanzamento, definite un colore e salvate cliccando su [Salva].

Questo stato di avanzamento sarà compatibile con un trattamento per lotti sugli ordini, per un invio multiplo di notifiche d'ordine.
 
 3) Procedura di aggiornamento del monitoraggio degli ordini a partire dal file CSV

Cliccate sul menu [e-Commerce\Monitoraggio degli ordini].

Nel menu a scorrimento visualizzato sotto la tabella degli ordini scegliete l'opzione :

"Importare un file CSV " poi cliccate su [Esegui].
Selezionate in seguito il file CSV dal vostro PC e scegliete il separatore appropriato. Nell'esempio citato nel primo paragrafo si tratta "del punto e virgola(;)", poi cliccate su [Configura l'esportazione del file CSV]

Selezionate la colonna che contiene i numeri identificativi degli ordini, nel nostro esempio si tratta di OrderRef, poi cliccate su [Importa il File CSV].

Scegliete uno stato di avanzamento creato appositamente per il tipo di file che avete importato, oppure componete il testo del messaggio prendendo esempio dalle indicazioni fornite nel capitolo precedente.

Cliccate infine su [Salvare il nuovo stato].

Tutti gli ordini interessati verranno automaticamente modificati con il nuovo stato di avanzamento. I clienti riceveranno una notifica via mail e gli stati di avanzamento saranno registrati nella cornologia del monitoraggio. Allo stesso modo, i vostri clienti potranno consultare i loro ordini dal Componente Account.
 

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