Monitoraggio degli ordini

 Introduzione
Il componente "Monitoraggio degli ordini" è uno strumento estremamente completo che permette di gestire tutte le fasi di un ordine. Avete a disposizione una grande flessibilità per configurare questo componente. Ma prima di personalizzare questo strumento, è molto importante capire i diversi elementi associati alla descrizione di un ordine e le diverse ipotesi che possono presentarsi.
 
 Lo stato di pagamento
Quando un visitatore effettua un ordine sul vostro sito, questo viene registrato automaticamente e voi ricevete una notifica per email (A tal proposito, non dimenticate che le email non hanno un'affidabilità del 100% e che dovete far fede piuttosto all'elenco degli ordini disponibile nell'amnministrazione del vostro sito). Se vendete beni immateriali (dei file da scaricare) e utilizzate un processore di pagamento immediato (che fornisce una risposta immediata alla conferma di una transazione), non occorre che facciate nulla poiché il processore è interamente automatizzato. Il cliente riceverà per email la sua fattura e le istruzioni necessarie per il download dei file di cui ha acquistato i diritti. Tuttavia, è molto probabile che voi vendiate beni materiali che necessitano una spedizione. In questo caso, è indispensabile capire l'importanza dello stato di pagamento poiché è su questo che si basano le fasi successive dell'ordine.

La seguente tabella riassume i diversi stati di pagamento e le azioni conseguenti:
Stato del pagamento Descrizione Azione(i)
In attesa di pagamento Questo stato di pagamento è un caso particolare relativo al pagamento su Internet. Nella maggior parte dei casi, l'operazione di pagamento (il momento in cui l'acquirente inserisce le proprie coordinate bancarie) si effettua sul server della banca (che appartiene alla banca del commerciante). Prima di giungere su questa pagina, l'ordine viene quindi registrato nel vostro database per il monitoraggio degli ordini e identificato con questo stato teoricamente provvisorio. È possibile che l'acquirente rifiuti in seguito di effettuare il pagamento quando si trova sul sito della banca, chiudendo il suo navigatore Internet. In questo caso, non è sicuro che i server Oxatis ricevino una notifica che confermi quest'azione di abbandono e l'ordine resta nello stesso stato. In conclusione, un ordine in questo caso viene considerato come un ordine abbandonato. Potete visualizzarlo a titolo indicativo ma non dovrete compiere nessuna azione, a meno che non vogliate contattare il cliente per capire le cause dell'abbandono! Considerare l'ordine come abbandonato. Nessuna azione specifica da effettuare.
In attesa di pagamento
e ricezione di un'email di errore dalla vostra banca
Il cliente ha riempito il suo carrello acquisti, confermato il suo ordine e desidera pagare. Il sistema Oxatis ha registrato l'ordine con lo stato "In attesa di pagamento". In seguito, il cliente ha pagato sulla pagina di pagamento sicuro della vostra banca che ha accettato il pagamento. Tuttavia, i server della vostra banca non hanno potuto confermare questa convalida di pagamento ai server Oxatis (esistono diverse spiegazioni, in particolare un problema di caricamento della rete Internet), quindi quest'ordine resta (per Oxatis) sullo stato "In attesa di pagamento". Molto spesso, in questi casi, la vostra banca vi invia un'email "procedura di riserva" per comunicarvi questo problema e confermarvi il pagamento. Passare l'ordine manualmente in "Pagamento confermato" e trattarlo come gli ordini identificati con questo stato.
Pagamento in corso di trattamento Questo stato di pagamento è specifico per i pagamenti con assegno e ad alcuni processori di pagamento. Indica che, per concludere il pagamento, occorre il vostro intervento. Nel caso di pagamento con assegno, è solo alla ricezione dell'assegno che potrete passare lo stato di pagamento su "pagamento confermato".

Alcuni processori di pagamento non danno una risposta immediata (in tempo reale) rispetto alla conferma di pagamento. Vi inviano un'email di notifica nei minuti o nelle ore successive alla transazione per comunicarvi l'accettazione o il rifiuto del pagamento. Quando ricevete questa informazione, potrete modificare lo stato del pagamento per confermare o meno il pagamento.
Per l'assegno: aspettare di aver ricevuto l'assegno. Eventualmente sollecitare il cliente per email se il pagamento non viene effettuato entro 5 giorni.

Per i processori di pagamento con conferma: attendere la conferma. Se questa tarda ad arrivare, non esitate a contattare la banca per capirne i motivi.

Passare l'ordine in "pagamento confermato" quando ricevete l'assegno o la notifica del processore di pagamento.
Pagamento rifiutato Questo stato di pagamento indica chiaramente che i tentativi di pagamento non sono andati a buon fine e che il server della banca non ha potuto accettare la modalità di pagamento scelta dall'utente.

Note: anche voi potete cambiare un ordine passandolo a questo stato se l'assegno è stato rifiutato dalla vostra banca o se sospettate una frode in merito all'indirizzo di consegna.
Non fare nulla.
Pagamento confermato Il pagamento è stato confermato. Il passaggio allo stato "pagamento confermato" si realizza automaticamente in due casi:
Caso 1) il pagamento è stato effettuato online attraverso un dispositivo bancario e la banca ne conferma il pagamento.
Caso 2) utilizzate il pagamento contro rimborso e l'ordine è stato registrato. Il pagamento risulta indispensabile per ricevere i prodotti, di conseguenza viene implicitamente confermato.
Nel caso in cui il pagamento è stato effettuato mediante un istituto bancario, vi consigliamo di verificare la convalida di pagamento nei registri delle operazioni forniti sul sito dell'organismo di pagamento.
Errore tecnico Questo stato corrisponde a un caso raro legato a un problema tecnico. Il monitoraggio degli ordini non è stato effettuato in maniera automatica. Dovete seguire il vostro ordine tramite il pannello di controllo della vostra banca.

Una volta confermato il pagamento, doevete occuparvi della spedizione del o dei prodotti al vostro cliente. È in questo momento che lo stato di avanzamento dell'ordine e la cronologia prendono forma e senso.
 
 Gli stati di avanzamento
La gestione degli stati di avanzamento di un ordine è facoltativo. Se avete pochi ordini, potete decidere di non fare nulla e di gestire in base "alla richiesta del cliente", ossia alla ricezione di un'email in cui vi comunica la sua impazienza.

Se decidete di gestire gli stati di avanzamento degli ordini, potete seguire due strade: organizzarvi e/o informare il cliente. Queste due strade possono essere indipendenti o concomitanti.

Per organizzarvi senza informare il cliente, inserite delle informazioni (Stati di avanzamento) degli ordini e non pubblicateli, in questo modo potrete facilmente ritrovare quello che occore spedire, che è stato spedito, da preparare, in controversia, ecc. Il cliente non avrà accesso a queste informazioni.

Potete anche decidere di inserire semplicemente delle informazioni per il cliente (ordine confermato, ordine spedito, ecc.) e di condurre la vostra gestione con un altro strumento.

Infine, grazie al concetto "pubblicare" che accompagna ogni stato di avanzamento, potete raggiungere questi due obiettivi allo stesso tempo.

Prima di tutto, occorre adattare gli stati standard di avanzamento al vostro processo di trattamento degli ordini che differisce a seconda dell'attività commerciale svolta.

Gli stati di avanzamento sono delle tappe precise del processo di acquisto e voi siete liberi di definirle per adattarle alla vostra attività. Di seguito alcuni esempi di stati di avanzamento che potrete definire:
Nome Commento
Ordine in preparazione Abbiamo effettuato la registrazione del vostro ordine che è al momento in preparazione. Tutti gli articoli ordinati sono in stock e dovreste ricevere una notifica di spedizione entro le prossime 48 ore.
Ordine spedito con Pacco Celere 3 Il vostro ordine è stato spedito oggi con Pacco Celere 3. Il numero del vostro collo è il "[DA COMPLETARE]". Per seguire l'invio di questo ordine, utilizzate il numero summenzionato e andate sul sito di Poste Italiane : http://www.posteitaliane.it
Ordine in attesa di conferma (Pagamento con assegno) Non abbiamo ancora ricevuto l'assegno relativo al pagamento del vostro ordine
Ordine in attesa (Esaurimento scorte) Uno degli articoli del vostro ordine è in esaurimento scorte. Dovremmo riceverlo entro 72 ore.
Ordine in fase di elaborazione Tutti i nostri prodotti sono preparati su richiesta. Abbiamo registrato il vostro ordine e abbiamo iniziato la preparazione dei prodotti da spedire.

I commenti non sono obbligatori. Sono importanti se decidete di utilizzare la cronologia degli stati di avanzamento e, soprattutto, pubblicate questi stati per renderli visibili ai vostri clienti (vedere la prossima sezione.) Anche se lo sconsigliamo vivamente, potete fare a meno della cronologia e semplicemente modificare lo stato attuale dell'ordine modificandone le proprietà. Tuttavia questa tecnica non è adeguata in caso di volumi importanti di ordine poiché potreste dimenticarvi facilmente del motivo per cui un ordine è stata idenficato con un determinato stato.

Il commento che definirete è un commento-tipo che servirà a impostare il commento definitivo che potrete modificare e che verrà poi inserito nella cronologia. Questo permette di lavorare più velocemente e di omogeinizzare la cronologia degli ordini basandovi sistematicamente su modelli di commento da completare.

Se lo desiderate, potete anche selezionare un colore di sfondo da associare a ogni stato di avanzamento. Questo colore sarà utilizzato nella visualizzazione degli stati nella cronologia degli ordini. Questa funzionalità vi permetterà di disocciare rapidamente gli ordini il cui stato necessita un monitoraggio particolare.
 
 Pubblicazione degli ordini e degli stati di avanzamento
In modo predefinito, solo gli ordini effettuati sul vostro sito il cui stato di pagamento è stato confermato o in fase di trattamento (come un pagamento con assegno) sono visibili ai vostri clienti nel componente "Account" (se avete pubblicato questo componente sul vostro sito.)

Potete ignorare quest'impostazione predefinita per forzare lo stato della pubblicazione, anche quella il cui stato di pagamento è diverso dai due casi sopra riportati, modificando lo stato di pubblicazione nelle proprietà di ciascun ordine.

Non siete obbligati a pubblicare gli stati di avanzamento registrati per i vostri ordini e potete utilizzare questa funzionalità per la gestione interna. Tuttavia, consigliamo vivamente di pubblicare le informazioni relative all'evoluzione di un ordine. Tutti i grandi siti commerciali utilizzano sistemi simili e la trasparenza è molto apprezzart dagli utenti che effettuano regolarmente degli acquisti online. Potete pubblicare alcune informazioni e utilizzarne altre per uso interno. Il componente è stato sviulppato in quest'ottica per permettere di stoccare l'integralità delle informazioni in una stessa cronologia.

IMPORTANTE: se decidete di pubblicare la cronologia degli stati di avanzamento, dovete assoultamente attivare l'inserimento del link verso la cronolgia dell'ordine nell'email di conferma inviata al vostro cliente durante laa registrazione dell'ordine. Per farlo, andate nelle proprietà del carrello acquisti (Menu [e-Commerce|Carrello acquisti], scheda [Proprietà].) Questo link permetterà ai vostri clienti di andare direttamente sulla cronologia dei loro ordini.

Quando inserite un nuovo stato nella cronologia di un ordine, potete decidere di pubblicarlo per il vostro cliente. Potete anche decidere se questo stato di avanzamento è da considerare come il nuovo stato dell'ordine. In effetti, un ordine può avere una moltitudine di stati ma ha sempre un unico stato corrente come, per esempio, "Ordine spedito". Lo stato corrente dell'ordine è quello visibile nella schermata generale dei vostri ordini. È anche possibile modificare lo stato corrente direttamente nelle proprietà dell'ordine ma lo sconsigliamo (salvo nel caso in cui occorre correggere un errore) poiché questo può comportare un problema di sincronizzazione con la cronologia.
 
 Necessità di avvisare rapidamente un cliente rispetto a un ordine?
In questo caso, utilizzate la funzionalità di invio di email direttamente dalla schermata principale del monitoraggio degli ordini. Cliccate semplicemente sul nome del cliente e potrete così spedirgli un'email che essere aggiunta automaticamente nella cronologia di monitoraggio!

In questo modo, un cliente non potrà mai rimproverarvi di non aver fatto gli sforzi attesi per contattarlo!
 
 Imparare con la pratica!
Il miglior modo per capire come funziona il sistema è di mettervi al posto del cliente!

Effettuate un ordine sul vostro sito utilizzando una modalità di pagamento, ad esempio con assegno.

Poi leggete l'email di conferma dell'ordine e seguite il link verso il monitoraggio dell'ordine come lo farebbe un qualsiasi cliente.

In seguito, nell'amministrazione del vostro sito, inserite nuovi stati di avanzamento per il vostro ordine.

Poi ritornate nel monitoraggio degli ordini del cliente, utilizzando l'email che avete ricevuto per visualizzare l'evoulzione e gli stati pubblicati.
 

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