Fatture

 Premessa e informazioni importanti relative alla fatturazione
  • Le fatture sono documenti legali. È indispensabile consultare un esperto contabile sulle proprie note legali che devono apparire obbligatoriamente nell'intestazione e nel piè di pagina delle vostre fatture. Questo dipende dallo statuto della vostra impresa o dalla vostra attività.

  • Una fattura emessa per un ordine non può più essere modificata o eliminata, si tratta di un obbligo di legge.

  • La numerazione delle fatture è lineare e progressiva nel tempo, anche questo è un obbligo di legge. Quando attivate la fatturazione, potete scegliere il numero iniziale per la prima fattura.
 
 Obiettivo

Quando viene effettuato un ordine sul vostro sito Oxatis, il sistema genera automaticamente un ordine di acquisto.

Potete emettere le vostre fatture con un software esterno oppure un software sincronizzato con il vostro sito Oxatis. In seguito, potete trasmettere queste fatture mediante uno stato di avanzamento, stamparle o metterle direttamente nel collo da spedire al cliente.

Potete generare le fatture direttamente dall'amministrazione del vostro sito. Questa soluzione è particolarmente utile se svolgete la vostra attività soprattutto online.

 
 Configurare le proprietà di fatturazione

Per utilizzare le fatture Oxatis, la prima cosa da fare è configurarne e testarne la visualizzazione.

Cliccate sul menu [e-Commerce\Monitoraggio degli ordini] poi sul pulsante [Proprietà di fatturazione]



In seguito, completate i seguenti campi:
  • Prefisso : il prefisso alfanumerico si posizionerà davanti alla parte "progressiva" della fattura.

    Questo campo non è obbligatorio, ma vi permette per esempio di ripartire le vostre fatture in mesi o anni. Questo è possibile utilizzando i tag di sostituzione #YEAR# e #MONTH# che saranno sostituiti automaticamente dal sistema in base alla data.

    Di seguito un esempio: #YEAR#-#MONTH#-
    Questo genererà un numero di fattura del tipo 2010-04-000000001 per una fattura emessa nell'aprile 2010.

  • Contatore : il contatore è esclusivamente numerico e permette di assicurare l'unicità dei numeri delle fatture.

    Il valore indicato corrisponde al valore dell'ultima fattura creata. Non è possibile inserire un numero inferiore a questo valore. Al momento della prima configurazione, il valore minimo autorizzato è "0" ma la prima fattura inizierà dal numero 1, ossia 000000001 dopo la formattazione.

    Se in seguito generate manualmente delle fatture o delle note di credito, sarà possibile modificare l'indice del contatore in funzione dei vostri bisogni.

  • Intestazione della fattura : l'intestazione della fattura è un campo obbligatorio che deve contenere assolutamente la dicitura #INVOICEID# . Questa verrà sostituita automaticamente dal numero di fattura composto dal prefisso (se indicato) e dal contatore.

  • Piè di pagina della fattura : questo campo, obbligatorio, permette di personalizzare il piè di pagina della fattura.
Se il vostro sito è multilingue, ricordatevi di personalizzare le intestazioni e i piè di pagina della fatture per le diverse lingue utilizzate nel vostro negozio online. Potete accedere a questi campi mediante la scheda "Complementare".

Esistono 3 modi per definire le intestazioni e i piè di pagina delle vostre fatture :
  • Cliccando sull'icona [Inizializzare l'intestazione con un modello predefinito]. Questo pulsante genererà un modello semplice che potrete personalizzare.

  • Creando o modificando l'intestazione attraverso l'editor di testo arricchito

  • Personalizzando direttamente il codice HTML nella casella di testo. Attenzione: è necessario avere delle conoscenze in HTML per personalizzare questi campi utilizzando questo metodo.
 
 Anteprima di un esempio di fattura

Una volta configurate e salvate le proprietà di fatturazione, potrete visualizzare in anteprima l'esempio di fattuta creato.

In modo predefinito, l'anteprima dell'esempio di fattura riguarda l'ultimo ordine confermato. Tuttavia, non viene generata nessuna fattura durante l'anteprima; pertanto, il tag #INVOICEID# NON È SOSTITUITO dal numero della fattura e resta nell'anteprima.

Nel momento in cui siete soddisfatti della resa del vostro esempio di fattura, potete attivare la fatturazione.

 
 Attivare le fatture

Nel monitoraggio degli ordini, cliccate sul pulsante [Proprietà di fatturazione], selezionate la casella "Attivare la generazione della fatture" e poi salvate.

N.B.: prima di attivare la generazione della fatture, dovete imperativamente configurare le proprietà della fatturazione.

 
 Generare delle fatture

Attenzione! Una volta creata una fattura per un ordine:
  • non è più possibile tornare indietro, il numero di fattura attribuito non può essere annullato o riutilizzato.
  • non è più possibile modificare i dati del clienti presenti sulla fattura.
La generazione della fatture è integrata agli stati di avanzamento. Ricordate che gli stati di avanzamenti raggruppano le fasi di un ordine. Per maggiori informazioni, consultate l'aiuto online Monitoraggio degli ordini

Quando aggiungete un nuovo stato di avanzamento, potete selezionare 5 caselle:

Cliccate sull'immagine per ingrandirla

  • La casella da selezionare "Emetti la fattura" permette di generare la fattura.

    Una volta salvato lo stato di avanzamento, potrete accedere e stampare questa fattura cliccando sul suo numero nella colonna "Fattura" della tabella del monitoraggio degli ordini della vostra amministrazione.



    Attenzione: questa casella non è "sufficiente" per rendere accessibile questa fattura al vostro cliente.

  • La casella da selezionare "Invia all'utente un'email di notifica dell'avanzamento dell'ordine" genera l'invio di un'email contenente un link che permetterà ai vostri clienti di accedere facilmente alla cronologia dell'ordine e stampare la fattura.

    Importante: se viene selezionata solo questa casella, il cliente non potrà visualizzare la sua fattura passando drettamente dal componente "Account" del sito.

  • La casella da selezionare "Pubblica questo stato di avanzamento per l'utente" permette di mostrare questo stato di avanzamento nella cronologia dell'ordine dei vostri clienti.

    In questa modo, quando il cliente accede al suo account e clicca sull'icona [Visualizza la cronologia dell'ordine] visualizzerà il messaggio di questo stato di avanzamento e disporrà di un pulsante che gli permetterà di visualizzare e stampare la fattura.



    In linea generale, se desiderate trasmettere una fattura al cliente, vi consigliamo di selezionare le 3 caselle precedentemente descritte.

  • La casella "Aggiorna lo stato di avanzamento dell'ordine" resta, come sempre, a vostra disposizione per gestire il monitoraggio dei vostri ordini.

    Anche il messaggio associato allo stato di avanzamento può contenere il tag #INVOICEID# che verrà sostituito dal numero di fattura nel messaggio che trasmetterete ai vostri cliente quando generate questo stato di avanzamento.
 
 Stampare le fatture

Le fatture possono essere stampate per lotto.
1 - Selezionate gli ordini mediante le caselle da selezionare presenti all'inizio del rigo.
2 - Selezionate "Stampa le fatture" nell'elenco a discesa presente sotto la tabella del monitoraggio degli ordini.



3 - Cliccate sul pulsante [Esegui] a destra dell'elenco a discesa.
4 - Il navigatore mostrerà un popup con tutte le fatture, una dopo l'altra. Se utilizzate la funzione "Stampa" del navigatore, le fatture verranno stampate su diverse pagine.
 
 Volumetria

Le fatture generate dal sistema entrano nel calcolo dello spazio del disco utilizzato dal vostro sito e possono quindi avere un impatto sulla vostra fatturazione a lungo termine.

Il "peso" di una fattura Oxatis va generalmente da 10 a 20 Kb.

Per avere maggiori dettagli sulla tariffazione relativa alla volumetria, consultate la seguente pagina: http://www.mytho-ecommerce.com/creare-sito-e-commerce-funzionalita.htm
 

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