Interconnexion Gestion commerciale & e-Commerce

Vous utilisez un logiciel de gestion commerciale et un site e-Commerce ? Mais vous passez beaucoup (trop) de temps à copier manuellement toutes vos données catalogue, facturations et clients entre vos deux outils ? Et les (inévitables) erreurs de saisie manuelle vous font perdre en productivité dans la gestion quotidienne de votre activité et même en chiffre d’affaires ?

La solution pour palier ses problématiques est de faire évoluer vos process, en interconnectant votre e-Commerce à votre ERP. Vous gagnez ainsi en productivité, augmentez la rentabilité de votre activité et améliorez la qualité de vos services.

Découvrez dans cet article les différents niveaux d’interfaçage que vous pouvez mettre en place entre votre plate-forme e-Commerce et votre progiciel de gestion, ainsi que les bénéfices que vous pouvez en tirer, illustrés des retours d’expérience de deux PME.

1. Les différents niveaux d’interfaçage entre votre ERP et votre site

Premier niveau de liaison, la connexion Excel : vous mettez à jour les données de votre catalogue et récupérez vos commandes à partir d’un fichier Excel. Idéal pour gérer des quantités de données importantes, en un minimum de temps.

Si vous souhaitez aller plus loin dans l’interfaçage entre votre ERP et votre site e-Commerce (B2B), veuillez à utiliser un système qui réponde à ces 5 besoins :

• Connecter les 2 outils
• Transformer les données, c’est-à-dire gérer les méthodes de transformation des règles de gestion et le mapping des champs
• Synchroniser les bases en utilisant une technologie de synchronisation incrémentale
• Échanger via les WebServices pour écrire et lire les données du site
• Automatiser les actions journalières grâce à un automate de synchronisation

Une intégration complète et en temps réel entre votre ERP et votre e-Commerce vous permettra de synchroniser automatiquement l’ensemble de vos données articles, clients, stocks et commandes. Et ce, quelle que soit la taille de votre catalogue, le nombre de pays dans lesquels vous exportez vos produits, les différents types de conditions tarifaires dont bénéficient vos clients ou encore le nombre de devises que vous utilisez pour votre activité à l’international.

Oxatis propose des connecteurs sur-mesure, développés en collaboration avec les plus grands éditeurs (Sage, EBP, Wavesoft…) pour permettre aux PME et ETI de connecter 100 % des données de leur système d’information à leur site.

2. Les 6 bénéfices de l’intégration de votre e-Commerce à votre ERP

Il est essentiel de comprendre que la connexion site e-Commerce – gestion commerciale permet de répondre aux enjeux à la fois de l’équipe commerciale comme du gestionnaire de l’entreprise.

Les enjeux commerciaux : 

• Vendre plus
• Disposer de plus d’informations sur les produits (descriptifs, images, stocks en temps réel…)
• Disposer de plus d’informations sur les clients (RFM par exemple)

Les enjeux du gestionnaire :

• Appliquer les process internes existants sur la partie e-Commerce
• Partager les ressources sur l’ensemble des canaux de vente (logistique, production, achats, facturation)
• Suivre ce que coûte et rapporte le canal de vente en ligne
• Faire en sorte qu’avec ou sans e-Commerce, son travail reste le même

En outre, rappelons qu’un site marchand n’est pas une gestion commerciale, et inversement. Un site marchand est un outil de vente et d’analyse de l’acte de vente (qualité de présentation du catalogue, du parcours du visiteur, optimisation du panier, suivi du ROI marketing…). Une gestion commerciale, elle, est un outil de gestion, avec une profondeur fonctionnelle considérable qui couvre tous les besoins de l’entreprise : de la gestion des stocks à la gestion des fournisseurs en passant par la comptabilité et la trésorerie. Bien souvent, la gestion commerciale existe déjà quand le projet e-Commerce est envisagé.

En intégrant votre e-Commerce à votre ERP et en synchronisant l’ensemble de vos données entre les deux, vous profitez de 6 avantages clés pour votre entreprise :

1. Une gestion centralisée de votre activité

Vous pilotez votre activité directement avec votre GesCom. Votre ERP devient la source unique de vos données grâce au connecteur (images, produits, catégories, articles…).

2. Un site et un stock toujours à jour

Les mises à jour se font automatiquement depuis votre gestion commerciale, d’où les informations vont remonter dans le back-office de votre site, et inversement. Si, par exemple, vous ajoutez 100 nouveaux produits dans votre GesCom, ils sont automatiquement créés sur votre site e-Commerce !

Vous pouvez alors vous concentrer sur les besoins de vos clients et la qualité de vos services.

3. Une économie de temps, d’argent et de ressources humaines

La connexion de votre site à votre ERP vous permet de gagner du temps – temps que vous pouvez consacrer à votre cœur de métier : générer plus de marges, chercher de nouveaux fournisseurs, améliorer la qualité de votre service clients…

En plus de cela, vous gérez votre activité avec fiabilité et précision, puisque les commandes sont intégrées automatiquement (et sans erreur !) depuis votre site dans votre gestion commerciale. Un moyen efficace de profiter d’un traitement fiable de vos informations.

4. Un travail automatisé et simplifié

Quand vous ajoutez ou modifiez une information, ces changements sont répercutés en temps réel sur votre site et/ou votre ERP. Vous gagnez du temps dans la gestion quotidienne de votre activité en vous assurant des données à jour et sécurisées.

5. Des commerciaux libérés de la saisie des commandes

Votre force de vente utilise un espace dédié de votre site pour effectuer de la prise de commandes déportées lors de leurs visites en clientèle ? Grâce au connecteur, elles sont automatiquement remontées dans votre GesCom. La prise de commande est facilitée, et les process de traitement, réduits.

Autre effet bénéfique : la mise à jour automatique du catalogue permet à vos commerciaux d’accéder aux informations de stocks en temps réel pour s’assurer de la disponibilité des produits.

6. Des clients finaux satisfaits

Grâce à la gestion synchronisée de votre activité entre votre e-Commerce et votre ERP, la satisfaction de vos clients augmente, et ce notamment car ils accèdent sur votre site à leurs conditions tarifaires négociées. Autre effet bénéfique : leurs commandes sont traitées plus rapidement et, en conséquence, les délais de livraison de leurs colis sont raccourcis.

Focus sur 2 retours d’expérience de liaison ERP / e-Commerce

Commençal, acteur majeur du VTT sur le marché international, relie ses 7 sites e-Commerce à son logiciel de gestion commercial Sage

Contexte

• Présence dans 50 pays (via des usines, entrepôts, showrooms, magasins, distributeurs et revendeurs)
• 7 sites e-Commerce connectés au logiciel de gestion commercial Sage, dans 4 langues et 13 devises
• 17 000 commandes par an

Intégration avec Sage

• Articles : + de 500 combinaisons de produits possibles pour personnaliser son vélo
• Gestion en multi-dépôts et multi-devises
• Mise à jour des stocks via le connecteur Oxatis pour Sage: plusieurs types de stocks sont gérés (stocks sous-douane, stocks destinés à la communication, au marketing et à la presse et d’autres réservés aux particuliers et aux magasins) et synchronisés en temps réel entre les différents canaux de distributions et entrepôts répartis en Europe, au Canada, aux USA et au Mexique.
• Mise à jour des informations clients et commandes en temps réel : à chaque étape de la commande, du paiement à la livraison en passant par la préparation, les informations du client et de la commande sont mises à jour dans le compte client et synchronisées avec Sage. De son côté, le client peut suivre l’évolution de sa commande et de son colis à l’aide de son numéro de tracking. Une logistique à la fois puissante et simple à gérer car tout est automatisé.

Objectif atteint

Grâce à l’intégration de l’activité e-Commerce à son progiciel de gestion, le chiffre d’affaires annuel de Commençal est passé, en seulement 5 ans, de 100 000 à plus de 15 millions d’euros !

Harcour, marque de textile française spécialisée dans l’équipement du cavalier et du cheval, synchronise ses données d’activité entre son e-Commerce et son progiciel Sage

Contexte

• Présence dans 23 pays et 550 boutiques
• 120 commerciaux
• + de 200 commandes par mois
• Aucune compétence technique

Intégration avec Sage

• + de 1000 références articles
• Gestion en multi-devises
• Synchronisation en temps réel de toutes les données d’activité (stocks, commandes, clients)
• Gestion du catalogue via le dataplug Oxatis

Résultats

• Gain de productivité dans l’administration quotidienne du catalogue
• Plus de précision dans la gestion des approvisionnements et des stocks pour un traitement immédiat des commandes

Objectif atteint

Grâce à sa connexion e-Commerce et GesCom, la marque a enregistré + de 750 000 € de chiffre d’affaires, en moins d’un an.

Profitez de l’expertise Oxatis pour gérer votre activité en ligne directement depuis votre GesCom et gagner en productivité !

Organisez dès maintenant votre base articles, définissez vos propres règles tarifaires, catégories d’utilisateurs, multi-dépôts, multi-devises ou encore paramétrez des fonctionnalités e-Commerce avancées.

Un conseiller Oxatis est à votre disposition tous les jours de la semaine pour échanger sur votre projet e-Commerce.