En œuvrant à sa transformation numérique, une entreprise fait évoluer son fonctionnement. Grâce à l’intégration de procédures et outils digitaux, elle vise l’amélioration de ses performances aussi bien en termes de métier que de support. Je vous explique maintenant pourquoi placer son logiciel ERP au centre de sa stratégie de digitalisation et plus précisément au centre de son site e-commerce.

Connecter son site e-commerce à son ERP : 1ère étape vers la digitalisation

C’est quoi un connecteur e-commerce ?

L’ERP permet de gérer et suivre au jour le jour l’intégralité des informations et des services opérationnels de l’entreprise. Il est donc logique d’en faire la base de sa transformation digitale. La première chose à faire lorsqu’on possède à la fois un site e-commerce et un ERP, c’est de mettre les deux en relation !

Et nous pouvons relier le site de vente en ligne et le logiciel de gestion commerciale grâce à une passerelle que l’on nomme connecteur e-commerce.

Concrètement, à quoi sert cette liaison ? Les deux applications ainsi  » branchées  » peuvent échanger de multiples informations, de manière automatisée et instantanée. C’est la synchronisation des données.

Un connecteur e-commerce met les données à jour automatiquement

Quelles sont les informations que nous pouvons mettre à jour sur le site à partir de l’ERP ?

La GesCom de l’entreprise devient une source informative pour le site e-commerce. Les données circulant dans le sens ERP > site marchand sont :

• la base des articles, son organisation (catégories, liaisons entre produits…) ;
• la base des clients, avec ses catégories d’utilisateurs ;
• l’ensemble des règles tarifaires, générales ou particulières, à appliquer aux transactions ;
• le paramétrage de fonctionnalités B2B avancées ;
• les différentes devises acceptées ;
• les magasins/entrepôts et leurs emplacements.

Grâce aux connecteurs e-commerce, tous les clients professionnels peuvent donc retrouver sur le site de vente B2B l’ensemble des avantages négociés dont ils bénéficient. C’est un atout essentiel pour améliorer la satisfaction de la clientèle.

Par exemple, Harcour, marque vestimentaire de l’univers équestre, dispose d’un site e-commerce relié à sa solution de gestion commerciale. Le site sert simultanément :

• de boutique en ligne pour les clients B2C et B2B ;
• de vitrine pour les 120 commerciaux de l’entreprise (ceux-ci peuvent utiliser le catalogue en ligne dans 3 devises et 25 pays différents).

La synchronisation de l’ERP depuis l’e-commerce

Les connecteurs e-commerce permettent dans l’autre sens d’actualiser les données de l’ERP à partir du site de vente en ligne.

• La création de celui-ci permet de digitaliser la prise de commande. La commande est alors réalisable de tout lieu et à tout moment, et est immédiatement intégrée à l’ERP. Notons qu’un des objectifs majeurs des entreprises au sujet de la connexion e-commerce ERP est d’être en mesure de proposer aux clients pros un processus de commande dédié 24/7¹.

• Les stocks sont mis à jour en temps réel. C’est un avantage précieux : disposer d’une grande précision sur les niveaux d’approvisionnements et de stocks permet de traiter les commandes de manière immédiate.

• Enfin, le site e-commerce permet de convertir des prospects en nouveaux clients, et d’enrichir automatiquement la base clients de l’ERP. Ils sont alors immédiatement disponibles pour un traitement marketing approprié.

Quels sont les avantages de la connexion site/ERP e-commerce ?

L’objectif de cette connexion est in fine de développer les ventes. C’est la transposition des règles métiers de l’entreprise sur le site marchand qui permet d’atteindre ce but.

J’applique ma politique de distribution à mon site e-commerce

La synchronisation des données entre site et ERP (règles tarifaires, liaisons produits, données produits…) permet d’uniformiser son offre. La même politique est proposée sur les différents canaux de distribution.

Les ventes peuvent dès lors être optimisées grâce à :

• la transposition de la politique tarifaire de l’entreprise sur le site marchand ;
• l’assurance que toutes les complémentarités paramétrées entre produits se retrouvent sur le catalogue en ligne (articles liés, cross-selling, upselling) ;
• la répercussion des exactes nomenclatures commerciales sur le site, ce qui facilite et accélère la recherche d’articles par les clients réguliers.

Je gagne en productivité en administrant mon activité en ligne

Être productif, c’est essentiel. Et passer du temps à effectuer des tâches redondantes, chronophages, voire techniquement difficiles à réaliser (ou même ennuyeuses) est un frein énorme à la productivité.

La centralisation de la gestion de l’activité à un seul endroit, l’ERP, permet de s’affranchir d’une double saisie (données et paramétrage), consommatrice de ressources et source potentielle de discordances. Par exemple, un import rapide des visuels produits ou la saisie de prix promotionnels.

Comme la gestion de la TVA est déjà totalement automatisée au cœur de l’ERP (et du logiciel comptable), le casse-tête des taxes applicables à la vente des biens et services intra et extra-européennes n’a pas à être revu pour les ventes via le site. Le paramétrage relatif aux taxes étant synchronisé depuis l’ERP, leur contrôle et validation sont déjà effectués.

La centralisation des informations induit également une plus grande maîtrise des KPI suivis. Il peut s’agir d’indicateurs commerciaux comme le nombre de commandes, les quantités vendues ou le panier moyen, ou d’indicateurs financiers comme le chiffre d’affaires ou la marge nette. Seul le regroupement des informations assure la vision nette et fiable nécessaire aux prises de décision pour améliorer la productivité.

Gagner en fiabilité en optimisant la sécurité de mes infos

Il est possible (et vivement conseillé) d’opérer la gestion des droits d’accès directement au sein de l’ERP. Segmentation en groupes d’utilisateurs, définition de profils spécifiques, attribution des autorisations selon les profils, tout peut être redescendu vers le site e-commerce.

De plus, la centralisation des données (stocks, clients, commandes…) dans l’ERP les fiabilise en :

• évitant les doublons ;
• facilitant les sauvegardes (et restaurations potentielles).

Piloter l’ensemble de l’activité e-commerce depuis un seul outil, le logiciel de gestion commercial de l’entreprise, est donc possible. Pour cela, la synchronisation des données entre le site e-commerce et l’ERP est essentielle. Lorsque démarre un projet e-commerce, il est donc largement préférable de choisir une solution capable de placer l’ERP au centre de la stratégie digitale.

¹ https://www.oxatis.com/ressources/etudes/etude-e-commerce-profil-du-e-commercant-2020/